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A sociedade atual está em constante desenvolvimento tecnológico e, com isso, as empresas tentam se adequar para não ficarem ultrapassadas no mercado de trabalho. Tais tecnologias podem ser exemplificadas com o Gerenciamento de Processos de Negócio – também conhecido como BPM – ou até mesmo com a Gestão Documental – ou GED. É este último (plataforma de GED) que iremos expor neste artigo.
Então, se sua empresa está na dúvida se deve ou não implantar uma Gestão Documental, este post poderá lhe trazer uma nova perspectiva.
O que é GED?
Primeiramente vamos lhe explicar o que é GED. O acrônimo GED é associado às palavras Gestão Documental, ou Gestão de Documentos. Trata-se da forma, método, ou procedimento de organizar, de forma eletrônica, toda a papelada que uma empresa gera ou produz.
Para fazer isso, existem muitos softwares que oferecem essa funcionalidade, e o nosso Fusion Platform é um deles. Neste módulo, sua empresa será capaz de armazenar seus documentos já digitalizados anteriormente e disponibilizá-los no desktop, notebook, tablet ou celular de seu cliente ou de seus funcionários.
Quais as vantagens de uma plataforma de GED?
Então vem a pergunta: para que eu vou ter o trabalho de digitalizar um documento e colocá-lo em um software? Ou, ainda: meu documento é confidencial, como fica?
A plataforma de GED do Fusion oferece controle de permissionamento, no qual será capaz de definir quais são as pessoas aptas a trabalharem com determinado documento e quais as ações que elas poderão realizar no mesmo, tal como remover, editar, inativar, fazer download ou visualizar.
Além disso, você poderá organizar seus documentos em categorias e em pastas, facilitando a localização de seus arquivos. Se ainda você desejar ter um feedback do usuário final que irá utilizar o documento eletrônico, temos um dashboard, no qual o usuário poderá fazer algum comentário ou até mesmo dar “like” no evento. E ainda, você terá um contador de usuários que visualizaram seu documento.
Outra vantagem de ter uma plataforma de GED em sua empresa é a de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo rápido e simples, pois é possível criar um fluxo de versionamento digital, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.
Como o documento está em meio eletrônico, é fácil visualizar o histórico das ações realizadas nele, tais como o horário em que o usuário autor – ou qualquer pessoa que tenha permissão -, modificou o documento, ou até mesmo consultar o usuário que realizou as revisões ou a aprovação.
Utilizando a Gestão Documental você ainda pode beneficiar a infraestrutura de sua empresa, principalmente se necessita aproveitar melhor o espaço físico disponível, pois todos os seus documentos podem ser colocados em um único computador. E fazendo isso, você também diminui o tempo que seus funcionários perdem para movimentar os documentos para alguma utilização, tanto internamente quanto externamente (pois desta forma cada um poderá acessá-lo remotamente de seu aparelho eletrônico).
A centralização da informação irá poupar tempo e recursos de sua organização, proporcionando, assim, uma empresa de reconhecimento e qualidade no mercado de trabalho atual.
Conclusão
Se ainda não está convencido em aderir à plataforma de GED e tem curiosidade em saber mais sobre esse módulo do Fusion Platform, acesse esse link e teste gratuitamente durante 15 dias como seria implantar essa gestão em sua empresa.
