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Ter um comercial estruturado de maneira simples, é fácil. Como? Mapeando seus processos comerciais com um BPM (Gestão de Processos) através de um fluxograma para automatizações de suas atividades.
Para entender melhor, neste artigo apresento a importância do mapeamento para obter os melhores resultados.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos trata de identificar todas as atividades que o colaborador executa dentro do processo em um fluxograma. Com isso, é possível ter um controle geral visível das ações a serem executadas, seja para acompanhamento de como funciona o processo ou para treinamento de novos colaboradores.
Todos sabemos o que necessitamos realizar em nosso dia a dia, mas não de forma estruturada. Com o mapeamento teremos um processo realmente eficiente de maneira enxuta, com atividades que agregam valor e geram resultados. Após realizar o levantamento dos processos, os mesmos, de forma automatizada, se tornam processos dinâmicos resultando em melhorias contínuas.
Sabemos que nossos processos mudam rotineiramente. Por exemplo, se hoje desenvolvemos as atividades de um jeito, amanhã podemos identificar uma forma mais fácil e objetiva de realizar os mesmos processos. Sendo assim, é indispensável ter um BPM que permita fazer essas alterações sem dificuldades até mesmo para agilizar as alterações necessárias, evitando ao máximo uma demora nessas melhorias.
Qual a importância de mapear os processos da área comercial?
Muitas empresas passam por inúmeras restruturações de equipes, softwares, estratégias, entre outros. Todavia, acabam esquecendo-se de estruturar seus próprios processos, que para os dias de hoje são fundamentais para obter os resultados desejados.
O mapeamento no setor comercial tem o objetivo de padronizar as atividades dentro de um processo, determinando a ordem das etapas a serem executadas de forma que o processo seja realmente efetivo, definir cadências, estabelecer níveis hierárquicos de aprovações e de visualizações por tipo de permissões e restrições de acesso, evitar o retrabalho das atividades ou preenchimento dos formulários, trazendo, desse modo, mais assertividade operacional e eliminando gargalos que consomem um tempo crucial para a execução do processo.
A seguir, elenco os problemas que o setor comercial possui para que possamos verificar quais benefícios a área terá com processos bem definido. São eles:
- Falta de padronização das etapas a serem concluídas dentro do processo comercial, seja de elaboração de proposta ou contrato (cada um atua com um modelo) ou até mesmo na forma de ter o engajamento do lead/cliente;
- Acúmulo de atividades desnecessárias, impactando diretamente no comprometimento da entrega dos resultados e fazendo com que os colaboradores da área percam tempo com atividades que não agregam valor ao processo;
- Falta de cadência para manter o contato com o cliente, faltando o respaldo das informações solicitadas pelo cliente, perca de prazo para evoluir nas tratativas;
- Descontrole do nível de hierarquia, resultando na falta de quem deve executar tal tarefa dentro de suas responsabilidades e cuidar da segurança de informações, não permitindo que usuários sem permissões tenham acesso ao conteúdo restrito que não seja de sua alçada;
- Pular etapas fundamentais para evitar desperdício de tempo, não tendo estabelecido uma forma padrão de contato, e assim não conseguindo levantar informações importantes para o andamento das tratativas;
- Atividades repetitivas, sendo elas atividades de alta recorrência de retrabalho ou até mesmo na execução de atividades maçantes que poderiam ser automatizadas para evitar o gasto de energia ineficaz que não agrega valor ao processo.
Com as seguintes dificuldades apresentadas, vem a pergunta:
Quais os benefícios que podemos adquirir com o mapeamento do processo comercial?
Acompanhe a seguir:
- Padronização dos processos definindo de forma prática onde o processo se inicia, onde ele discorre na coleta de informações e onde finaliza. Assim, a área terá um processo padrão usado de forma clara e objetiva por todos os colaboradores;
- Identificar os gargalos prejudiciais para a evolução das vendas, dentre elas formas de contatos morosos e que demoram o retorno do resultado, atividades que podem ser automatizadas com prazos bem definidos e identificar os gargalos para obter ações assertivas;
- Histórico sempre alinhado com os contatos realizados anteriormente e sendo possível o acesso a qualquer momento;
- Controle das atividades a serem executadas pelos colaboradores, identificando facilmente com quem está determinada atividade e o prazo restante a ser executado;
- Aumento natural da produtividade, trazendo agilidade ao processo a ser executado de forma simples, revertendo a maior efetividade para os resultados;
- Performance qualitativa e não quantitativa, buscando o melhor resultado com menos burocracia e mais assertividade.
Concluindo
O mapeamento é fundamental para definir os processos em modelos de fluxogramas, onde visualmente se tem a facilidade de identificação das atividades a serem desenvolvidas. Isso facilita não só a execução das atividades, mas também os repasses de como funciona o processo como um todo para novos colaboradores.
O tema é principalmente importante para a área comercial, pois o que não se mede, não se controla.
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