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KPIs são medidas quantitativas, uma ferramenta estratégica para a gestão das empresas, principalmente quando se trata de estruturar e avaliar o desempenho e resultados.
Qualquer negócio que não é capaz de controlar sua performance, dificilmente obterá sucesso ou crescimento saudável.
Afinal, sem medir os efeitos das estratégias, como saber se as decisões tomadas estão servindo para alcançar os objetivos traçados?
Os KPIs, ou Indicadores-Chave de Performance possibilitam entender o cenário atual e direcionar as decisões com base em dados concretos.
Além de proporcionar uma visão do progresso das metas, favorecem o surgimento de ideias que aumentam a eficiência de toda a companhia.
Por serem tão importantes, preparamos esse conteúdo completo para que você entenda o que são KPIs e como implementar em sua companhia.
O que significa KPIs?
Advindo do inglês Key Performance Indicators, KPIs são métricas usadas para medir o desempenho da empresa.
De modo geral, são valores quantitativos que servem para analisar efetivamente o resultado dos processos internos, projetos ou iniciativas do negócio.
Ou seja, são uma parte estratégica que auxilia no acompanhamento e gerenciamento do desempenho e sucesso das metas traçadas.
Esses indicadores refletem a máxima de que aquilo que não é medido, não é compreendido. E, consequentemente, não pode ser melhorado.
Assim, ao estipular KPIs todos os departamentos são beneficiados já que a ferramenta traduz medidas complexas para que sejam rapidamente compreendidas.
Como classificar os KPIs?
O principal objetivo ao adotar KPIs é obter dados sobre a performance da companhia tendo como referência as estratégias adotadas.
Nesse sentido, é importante que independentemente do que seja mensurado, esteja vinculado aos objetivos propostos nas estratégias de negócio.
É válido ressaltar que embora uma métrica possa se tornar um KPI, eles não são a mesma coisa. Tenha sempre em mente que os KPIs são indicadores-chave essenciais para os objetivos traçados e essenciais para o andamento do negócio.
Já a métrica é algo a ser quantificado. Nesse sentido, uma métrica, se for importante para as estratégias, e ajudar na tomada de decisão, poderá se tornar um KPI.
Há inúmeras possibilidades de análise que uma companhia pode realizar. Por isso, os KPIs tratam dos que são fundamentais, as chaves para o negócio.
Assim, algumas sugestões de categorias são:
Estratégicos
São aqueles relacionados diretamente aos objetivos traçados no planejamento. Oferecem um comparativo entre o cenário real e o que foi estipulado anteriormente.
Basicamente comprova se as expectativas traçadas foram ou se serão atingidas.
Táticos
Esses indicadores proporcionarão entender se a empresa está próxima ao atingimento de seus objetivos maiores. Nesse caso, as metas traçadas estão um nível abaixo dos estratégicos.
Qualidade
Podem medir desde a eficiência do processo, até o atendimento ao cliente. Dentre os principais indicadores está a taxa de defeitos, durabilidade do produto ou, o percentual de reclamações dos clientes.
Esses indicadores devem estar associados a questões como o aumento do faturamento e fidelização dos clientes.
Vendas
Este indicador é fundamental para entender o consumidor e se os esforços aplicados têm contribuído para o sucesso da equipe de vendas.
Nesse sentido, pode ser composto pela taxa de conversão de leads em clientes, ticket médio, custo de aquisição por cliente, número de novos clientes, entre outros.
Marketing
Estão diretamente associados e complementares aos indicadores de venda.
Alguns exemplos de indicadores se baseiam na taxa de conversão de campanha, taxa de cliques e de rejeição ao site, seguidores em mídias sociais, e custo por clique.
Logística
Em se tratando de questões logísticas, os indicadores podem identificar oportunidades e acompanhar o progresso da cadeia de suprimentos.
Como exemplos de indicadores está o giro dos estoques, custo de armazenagem, taxa de extravios, tempo médio de entrega, entre outros;
Produtividade
Avalia o rendimento e a eficiência dos processos internos da empresa. Mensuram a quantidade de recursos usados para gerar um produto ou serviço.
Há inúmeras análises que podem ser aplicadas como, o tempo ocioso, nível de qualidade, taxa de capacidade produtiva, tempo médio de ciclo, produtividade por funcionário, custo por hora de trabalho, entre outros.
Financeiro
Levam em conta diferentes indicadores como fluxo de caixa, liquidez, rentabilidade e endividamento. Ao entender as operações financeiras há melhor desenvolvimento de todas as áreas.
Alguns exemplos de indicadores são: ticket médio, retorno sobre o capital investido, rotatividade do capital de giro, EBITDA e mais;
Implementando KPIs na sua empresa
A melhor maneira para mensurar os resultados da sua empresa, é criar indicadores com base na sua realidade. Para isso, basta:
- Definir os objetivos: delimitar quais são os resultados que a empresa deseja alcançar. Os KPIs são indicadores chave e devem estar associados e diretamente ligados aos objetivos da organização;
- Escolher indicadores relevantes: cada indicador-chave precisa ser estratégico, e sua análise, diretamente relacionada aos objetivos, decisões e metas traçadas. Elenque tudo que possa ser relevante ou impactante ao negócio. Tenha como foco indicadores que irão representar um progresso significativo que demonstram um crescimento real. Os dados precisam ser quantificáveis para que haja controle e mensuração;
- Contar com ferramentas apropriadas: de nada adianta criar indicadores perspicazes se a coleta, análise e visualização dos dados não for facilitada. Plataformas de Gestão Integrada são excelentes para esse tipo de controle. Principalmente quando se trata do Fusion Platform, que possui uma central de controle para conferir dados e indicadores em tempo real, com relatórios completos que facilitam o entendimento e a tomada de decisão;
- Tomar decisões com base nos KPIs: sempre que precisar implementar mudanças estratégias para melhorar o desempenho, considere as análises dos KPIs. Contar com os indicadores corretos auxilia no planejamento futuro e será a peça para o sucesso dos negócios.
- Avaliar e monitorar os KPIs constantemente: uma empresa é um organismo vivo, onde ocorrem mudanças e novas metas são traçadas. Por isso, estabeleça níveis de periodicidade para analisar os resultados e manter a equipe alinhada aos objetivos estabelecidos. Além disso, ao observar quais indicadores não foram alcançados haverá dados para compreender o que gerou esse resultado insatisfatório.
Como você pode perceber, os KPIs são uma ferramenta que auxilia no entendimento sobre os caminhos trilhados pela companhia.
Dessa forma, possibilita a correção de questões que impossibilitam o atingimento de metas específicas.
Como fazer o gerenciamento dos KPIs da sua empresa
Uma das questões mais importantes do uso dos KPIs é seu gerenciamento. Ou seja, usar os indicadores como ferramentas para atingir os objetivos estipulados.
Gerenciar KPIs consistem em garantir que os indicadores continuem alinhados ao que a organização espera. Não há dúvida que esse monitoramento será fundamental para identificar tendências, padrões e possíveis ameaças aos processos e resultados.
O uso de um sistema de gestão ou uma plataforma de ponta a ponta possibilita coletar, analisar e visualizar dados automaticamente.
Assim, é possível acompanhar adequadamente os indicadores, permitindo não apenas conferir números, mas entender as causas do desempenho das KPIs.
Usando o Fusion Platform você entende como o uso desses indicadores é benéfico para toda a companhia. Principalmente no que tange o embasamento de decisões e ações.
Com funcionalidades do BPMS, o Fusion fornece visibilidade, controle e análise de dados relacionados aos processos da organização.
Também conta com a Central Analytics, onde é possível reunir todas as informações sobre o desempenho interno das atividades.
Dessa forma, além de monitorar o uso, a companhia consegue encontrar meios para melhorar o uso de seus recursos, implementando a melhoria contínua, maximizando os resultados.
Além disso, todas as alterações que possam ser necessárias ou adição de novos Indicadores-chave de performance são fáceis de serem implementadas.
Outro ponto são as partes integrantes de cada processo ou projeto, que podem acessar as informações revendo o desempenho em relação aos objetivos traçados e sugerir melhorias.
Essa facilidade possibilita a criação e análise de relatórios ricos em informação e painéis de acompanhamento. O Fusion permite acesso aos dados a qualquer hora, dia ou local.
Tenha todos os benefícios e tome decisões mais coerentes com o gerenciamento de seus KPIs. Transforme sua empresa e alcance melhores resultados, Experimente o Fusion Platform.
