Macroprocessos: como ter uma visão macro do seu negócio.

Aqui no blog da Neomind nós sempre falamos muito sobre a automação de processos e como esta ferramenta é capaz de proporcionar diversas vantagens competitivas. Neste material, gostaríamos de explicar o que são os macroprocessos e a importância dessa visão ampliada sobre o negócio.

Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto? Acompanhe!

O que são Macroprocessos? Como identificá-los?

Macroprocessos podem ser definidos como um conjunto de processos e atividades que somados são essenciais para atingir os objetivos estratégicos da companhia. Sua formação se dá por processos que ocorrem em diferentes setores, envolvendo diferentes funções ou cargos. Esses processos podem ocorrer de forma encadeada ou paralela, mas possuem algum grau de similaridade.

Os Macroprocessos proporcionam uma visão holística e devem estar sempre direcionados e alinhados à missão da empresa, afinal, representam as funções e tudo o que a organização executa para atingir seu core business, ou seja, a sua razão de existir.

Para identificar os macroprocessos é necessário compreender plenamente o ambiente da empresa. Procure responder alguns questionamentos como: qual demanda que minha empresa atende? O que fazemos e quais são as etapas que seguimos? É preciso envolvimento de mais de um setor? O trabalho é padronizado e a qualidade entregue é sempre a mesma? Quais são os impactos que cada atividade possui no resultado final?

Quando há clareza nas respostas para estas questões, há a compreensão quanto a interligações e o grau de complexidade existente nos processos da empresa. A análise minuciosa sobre a importância e o impacto dos processos proporciona enxergar os macroprocessos existentes.

Tipos de Macroprocessos

Como citamos, os macroprocessos estão relacionados à razão de ser das empresas, por isso, variam conforme seus objetivos estratégicos. No entanto, dentro da metodologia de cadeia de valor, que permite à empresa organizar seus processos buscando gerar valor ao cliente, usualmente os macroprocessos são divididos em três:

Macroprocesso primário ou do negócio: é o conjunto de processos que estão relacionados com o propósito de existir da empresa, é como se fosse o coração do negócio, tudo que é executado para cumprir sua missão;
Macroprocesso gerenciais: aqui estão relacionados o conjunto de processos que visam monitorar, medir, acompanhar, controlar e gerenciar o presente e o futuro da organização. Se relaciona a gestão nos aspectos estratégicos, operacionais ou financeiros.
Macroprocesso de apoio ou suporte: é um grupo de processos que não está diretamente relacionado à atividade fim da empresa, ou seja, diretamente não agregam valor ao cliente. No entanto, são importantes porque dão todo suporte para que os processos primários possam ser realizados de forma mais facilitada e eficiente.

Apenas uma visão bastante detalhada da empresa poderá definir quais são os macroprocessos. Por exemplo, uma empresa cujo core business seja a construção de casas ecológicas, os processos relacionados à área de TI serão macroprocessos de apoio, enquanto que, para uma empresa fornecedora de soluções tecnológicas, os processos do setor de tecnologia formarão o macroprocesso primário.

Hierarquia dos processos

Quando nos preparamos para automatizar processos, consideramos uma hierarquia que está, principalmente, relacionada ao grau de complexidade ou de importância dentro da empresa:

Macroprocessos: envolvem um conjunto de processos, de departamentos, funções ou cargos. Como a sua execução impacta diretamente os resultados e funcionamento do negócio, é o topo da hierarquia.
Processos: é um conglomerado de atividades de alta complexidade que interligadas são capazes de atingir um objetivo específico. Geralmente é descrito no organograma da organização;
Subprocessos: são desencadeados dos processos, por isso, diretamente relacionados. Possuem média ou alta complexidade, e podem ser distintos ou interligados entre si;
Atividades: apesar de serem rotineiras, administrativas ou técnicas, possuem objetivo determinado, prazo e menor complexidade se comparado aos níveis hierárquicos superiores;
Tarefas: a base da hierarquia, visa o cumprimento de metas, prazos e afins, ou seja, tudo que se relaciona a rotina de trabalho. São executadas para preparar ou acompanhar a execução dos processos.

Benefícios dos Macroprocessos

Diferentemente da visão de processos isolados, os macroprocessos fornecem uma visão holística para a gestão da empresa. O gestor é mais assertivo quando precisar tomar alguma decisão uma vez que possui informações concretas e estruturadas referente aos mecanismos utilizados dentro da companhia.

A visão por macroprocessos proporciona:

Análise crítica e visão ampliada;
A identificação de problemas, falhas ou gargalos é realizada mais rapidamente;
Correção de erros ocorre de forma acelerada, proporcionando agilidade;
Diminuição de retrabalho;
Economia de recursos financeiros, item fundamental para que os negócios se mantenham e cresçam de forma orgânica e saudável;
Maior integração dentro da empresa, se compreende como se dá a interação e interconexão dos processos e dos setores;
Compreender como o trabalho é realmente feito e o relacionamento existente entre fornecedor e cliente;
Proporciona o monitoramento do desempenho de todas as etapas dos conjuntos de processos.

Além destas vantagens, uma facilidade quando se olha para os macroprocessos é perceber que, não raro, as tarefas são executadas de maneiras distintas, havendo a necessidade de padronizar os processos em prol de organizar, formalizar e desenvolver um modelo que deve ser seguido, garantindo eficiência e qualidade, tanto do trabalho, como do produto ou serviço que será entregue para suprir uma necessidade identificada.

Concluindo

Podemos concluir que a gestão por processos e a visão por macroprocessos, consequentemente sua padronização, é uma prática bastante comum para empresas que buscam se sobressair no mercado, fazendo com que todos os seus recursos sejam utilizados em prol de um objetivo em comum, agregando valor ao seu cliente.

A maior dificuldade em sua implementação está em modificar a cultura predominante que é bastante enraizada dentro das companhias. É necessário que o gestor esteja aberto e incentive as mudanças benéficas que a padronização dos processos pode proporcionar. Você pode conhecer aqui tudo o que é necessário para implementar uma ferramenta de automação de processo.

É possível que de primeiro momento haja certa resistência das partes envolvidas, no entanto, quando os profissionais percebem que serão muito mais eficientes em suas atividades e que os gestores coordenam processos inter-relacionados, compartilhando um objetivo em comum, acabam contribuindo e sendo aliados para que todos os processos possíveis sejam automatizados e as metas sejam cumpridas de forma rápida e ágil.

É claro que, para aproveitar todas as vantagens, a empresa precisa contar com uma ferramenta de gestão que seja simples, integradora e com interface amigável.

Nós queremos contribuir para que sua empresa tenha uma gestão invejável. Quer conhecer na prática como a visão, a gestão por macroprocessos e sua padronização podem ser essenciais para o seu negócio? Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, e comprove!