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Um processo é uma série de ações que, quando tomadas, atingem um resultado determinado. Por exemplo, vamos imaginar um processo de contratação de funcionário. Para que possamos concluí-lo, será preciso ter a descrição do cargo, anunciar a vaga, fazer a triagem de currículos, contatar candidatos por telefone, marcar entrevistas, aplicar testes, selecionar o ideal, negociar salário e, por fim, chegar na contratação.
Como você pode ver, um processo transforma entradas em saídas (inputs em outputs). De um lado você tem um objetivo e, de outro, as etapas para alcançá-lo. O exemplo acima foi sobre um processo de RH, mas, logicamente, a Gestão de Processos se aplica a todas as áreas de uma empresa.
Quando falamos em Gestão de Processos estamos também tratando de melhoria contínua. Em outras palavras, sabe o exemplo do processo de contratação de funcionários? Ao colocá-lo em prática imagine que tenhamos percebido algumas inconsistências. Nesse caso devemos estudá-lo para melhorá-lo, concorda? É exatamente para falar sobre melhorias em processos que hoje convido você a conhecer sobre o Mapeamento de Processos.
Confira a seguir:
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O que é Mapeamento de Processos?
Em inglês Process Mapping, o Mapeamento de Processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. Mais especificamente, o Mapeamento de Processos:
- Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
- Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descreve o fluxo de atividade;
- Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
O Mapeamento de Processos de negócios é uma ótima maneira de tornar compreensível todas as etapas necessárias de um fluxo de trabalho. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.
Por que mapear processos?
Peter Drucker disse que “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Um dos principais benefícios do Mapeamento de Processos é que ele permite que a empresa mensure seus projetos. Utilizando a lógica de Drucker: ao conseguir medir um processo você estará apto a gerenciá-lo de maneira muito mais eficiente e, com isso, de melhorá-lo.
Ainda relacionado às vantagens do Mapeamento de Processos, imagine que você queira fazer uma mudança no produto da sua empresa, porque acredita que isso atrairá mais clientes. Acontece que fazer uma mudança apenas por fazer pode acabar custando caro.
O mesmo acontece com seus processos de negócio: realizar mudanças sem realmente entender como um processo funciona pode resultar em custos para o seu negócio. O Mapeamento de Processos permite que você entenda como e por que o processo funciona, tornando muito mais precisa qualquer ação para melhorá-lo.
Assim, entendemos que o Mapeamento de Processos possibilita que uma organização:
- Meça com que eficiência se o processo está funcionando;
- Reúna informações para entender onde estão as ineficiências, os gargalos e/ou desperdícios do processo;
- Desenvolva/Aprimore processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.
Como mapear processos?
Ok, entendemos o que é e qual a importância do Mapeamento de Processos. Agora, vamos ao X da questão: por onde começar?
Em primeiro lugar, é fundamental incluir todos os envolvidos, pois todos precisam entender claramente quais são os objetivos do processo além de concordar com os prazos e com as atividades do fluxo.
O fluxograma pode ser criado manualmente, mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM). Com ela é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.
A seguir elenco as etapas gerais para mapear seus processos de negócios:
Etapa 1: entenda o processo
Para conseguir aprimorar um processo é necessário entender o motivo de sua existência. Faça as perguntas:
- Qual aimportância deste processo?
- Qual a funcionalidadedeste processo?
- Quais objetivos ele atinge?
- Qual o tempo de execução?
- Quem se beneficia do processo?
Etapa 2: identificação do problema
Onde se encontram os gargalos ou pontos de ineficiência do processo? Em quais atividades?
Etapa 3: estabeleça as fronteiras
A partir desta fase passamos a trabalhar com o processo propriamente dito:
- Onde ou quando o processo começa?
- Onde ou quando o processo é finalizado?
Etapa 4: determine e sequencie as etapas
Aqui você pode fazer um brainstorm de todas as atividades necessárias e sequenciá-las.
Etapa 5: desenhe símbolos básicos do fluxograma
Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico. Juntos, eles representam os símbolos de Mapeamento de Processos:
- Símbolos ovais mostram o começo ou o final de um processo.
- Os retângulos indicam uma operação ou atividade que precisa ser feita.
- As setas representam a direção do fluxo.
- Os diamantes indicam um ponto em que uma decisão deve ser tomada. Setas saindo de um diamante são geralmente rotuladas como sim ou não. Apenas uma seta sai de uma caixa de atividade.
- Os paralelogramos mostram entradas ou saídas.
Etapa 6: finalize o fluxograma do processo
Perguntas a se fazer nesta etapa:
- O processo está sendo executado como deveria?
- Todos estão de acordo com o fluxo do mapa do processo?
- Existe algo redundante?
- Alguma etapa está faltando?
Etapa 7: monitore constantemente
O Mapeamento de Processos trata de melhoria contínua. Por isso, é fundamental ter em mente que processos devem ser constantemente monitorados. Sempre que for identificada a necessidade de alguma melhoria, haja prontamente.
Lembre-se: garantir a eficiência e a produtividade de sua empresa só é possível a partir do momento em que todos entendem que a melhoria deve ser cíclica e contínua.
Concluindo
Quando os processos de negócios são mal estruturados, sem dúvidas toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. Os danos causados por um processo mal executado são muitos, entre eles a falta de organização, queda na produtividade, funcionários desmotivados, repetição de tarefas, entre outros. Dessa conta você já sabe o resultado: perda de tempo e dinheiro.
Caso queira se aprofundar um pouco mais em Mapeamento de Processos, deixo a sugestão do artigo: O que é mapeamento de processos AS IS/TO BE?. E para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico. Entre em contato conosco!
Fernanda Queiroz
janeiro 13, 2022Olá,
Parabéns pela abordagem. Destaco que o conteúdo é bem explicativo e se aplica em termo de mercado.
Obrigada!