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A maturidade de processos consiste em analisar o grau de evolução e capacidade da organização para gerenciar e melhorar os processos internos eficientemente.
Empresas dos mais variados ramos e tamanhos possuem diferentes níveis de amadurecimento em suas rotinas diárias. O alto desempenho está diretamente associado a orientar o desenvolvimento de um fluxo muito mais otimizado.
Processos altamente desenvolvidos são o alicerce para o crescimento e excelência operacional. Quanto maior o nível, maiores serão os benefícios trazidos para dentro da organização.
Investir na maturidade de processos é estratégico tanto para o momento atual como para o futuro da organização. Vamos saber mais sobre o assunto?
O que é a maturidade de processos?
Essa é uma medida para avaliar quão bem os processos de negócio estão definidos e controlados dentro da empresa. Pode ser feita tanto individualmente, um único processo, como uma análise geral de todo um setor ou da companhia.
Os processos são atividades executadas em prol de atingir os objetivos da organização. São sequências e rotinas lógicas, padronizadas, repetidas e executadas diariamente.
Do ponto de vista de gerenciamento, a maturidade é um indicador que representa o quanto esse fluxo se encontra definido, gerido e mensurado. Para que você entenda melhor, os níveis de maturidade de processos são como uma escada que a organização vai galgando para atingir novos patamares de eficiência.
Nesse sentido, é possível entender que, um maior nível corresponde a menores riscos, melhores resultados, maior nível de entrosamento, eficiência, e assim por diante.
Dizemos que um processo atingiu um bom nível de maturidade quando:
- suas etapas são claramente delineadas, entradas produzem as mesmas saídas;
- os índices de falhas de comunicação e atrasos são baixíssimos;
- processo é documentado e os colaboradores sabem onde estão as informações relevantes;
- as etapas e tarefas possíveis, são automatizadas;
- os resultados esperados são consistentemente alcançados.
Em outras palavras, um alto nível de maturidade apresenta processos mapeados, padronizados, analisados, gerenciados e melhorados constantemente.
Por que é tão importante?
De maneira resumida, a maturidade de processos é importante para que uma empresa continue crescendo frente a um mercado competitivo, em constante mudança e com consumidores cada vez mais exigentes.
Essa análise serve como um guia para entender a jornada até o momento, e para onde deve-se seguir.
Outro ponto importante é que esse nível de avaliação não se refere apenas a documentação, controle e auditoria dos processos, mas como eles são compreendidos e usados pelas pessoas envolvidas.
Níveis de maturidade dos processos
Como explicado, a maturidade de processos é uma espécie de escada evolutiva onde cada degrau corresponde às metas que precisam ser atingidas.
Atualmente existem alguns modelos de avaliação. Por isso, o nome e número de etapas podem ser variáveis. Mas, de modo geral, se referem a:
- Nível 1 – Inicial ou caótico: aqui o foco nos processos é mínimo. Membros das equipes realizam as atividades de forma diferente, o fluxo não é definido e documentado. É comum quando os processos não são o foco diário, e passam despercebidos;
- Nível 2 – Repetível: nessa etapa já há padronização com saídas previsíveis e repetíveis. No entanto, o conhecimento dos processos ainda é centralizado em uma ou poucas pessoas;
- Nível 3 – Definido: processos são definidos e documentos com um procedimento operacional padrão. Já há oportunidades de melhorias na eficiência e eficácia. O conhecimento é descentralizado e a cooperação entre equipes próspera;
- Nível 4 – Gerenciado: esse nível é conhecido como medido. Ou seja, há métricas, controle e análise de processos para identificar e abordar áreas de oportunidade;
- Nível 5 – Otimizado: o nível mais alto e avançado. Aqui a empresa busca a melhoria contínua da eficiência e eficácia por meio de inovações incrementais. A gestão dos processos é referência para outras companhias do mesmo segmento.
Avançando nos níveis de maturidade
Avançar de um nível ao outro requer conscientização sobre os fluxos de atividade. Ir do nível inicial ao repetível consiste em repetir as atividades para que haja resultados consistentes.
Já para avançar para o nível definido, é preciso documentar as etapas das atividades criando um modelo de procedimento operacional padrão. Então, deve-se pedir para que uma pessoa sem conhecimento do processo o execute com base nessas instruções e avalie se obteve os mesmos resultados.
Para alcançar o nível 4, implemente métricas para entender quantitativamente o desempenho do processo. Aqui é importante adotar soluções e tecnologias para automatizar o fluxo e obter dados e informações sobre os processos.
Agora, chegar no mais alto nível de maturidade de processos consiste em diagnosticar e abordar oportunidades para extrair o mais alto nível de eficiência.
Como atingir o nível mais alto de maturidade
Atingir o mais alto nível de maturidade de processos envolve implementar estratégias como aplicar o gerenciamento de processos, com BPM.
O Business Process Management envolve a coleta e análise de dados sobre os processos para que a gestão deixe de ser intuitiva e as decisões sejam baseadas em números e dados reais.
Nesse sentido, atingir alto nível de maturidade consiste em adotar análises profundas de como as rotinas são estruturadas.
Em outras palavras, exige uma gestão primorosa. O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão dos processos, proporcionando mapear as atividades, padronizar, automatizar e acompanhar toda rotina da companhia.
Com dados centralizados e acompanhamento em tempo real da execução dos processos, fica muito mais fácil identificar falhas e oportunidades de melhoria. Assim, a escalada dos níveis de maturidade acontece de forma acelerada e escalonada.
De modo geral, para subir de nível foque em:
- Mapeamento: identificar todos os processos da organização e seus fluxos de trabalho.
- Documentação: criar fluxogramas e descrições detalhadas de cada etapa;
- Padronização: estabelecer normas e procedimentos para garantir a uniformidade;
- Indicadores de desempenho: definir métricas para acompanhar o desempenho dos processos;
- Monitorar e analisar os processos: observar o desempenho, coletar dados e identificar oportunidades de melhoria;
- Automatizar os processos: todas as atividades que podem, devem ser automatizadas. Para isso, ferramentas de gestão de processos devem ser implementadas;
- Promover a cultura de melhoria contínua: analise relatórios, iniciativas e incentive a participação de todos os envolvidos;
- Investir em treinamento: capacitar os colaboradores para que executem os processos de forma padronizada e eficiente.
Agora que você já sabe tudo isso, quer elevar seus processos a um novo nível? Experimente o Fusion Platform e transforme a gestão da sua empresa.
