Process Mining: o que é e como funciona

Para compreender o Process Mining, ou numa tradução livre para português – Mineração de Processos, imagine a seguinte situação:

A mãe de Ben liga para seu celular e pede que ele vá até o mercado (que fica à duas quadras da sua casa) e compre:

• 3 dúzias de ovos;
• 6 limões;
• 1 pernil suíno de 8 quilos;
• 2 pacotes de 1 quilo de frango a passarinho;
• 2 caixas de sabão em pó;
• 3 vidros de azeitonas em conserva (observação: vidros grandes);
• 1 pacote com 5 quilos de arroz;
• 1 fardo com 12 caixinhas de 1 litro de leite.

Bom, essa inusitada lista de compras deve ser comprada e levada até em casa, com prazo máximo de 20 minutos. 

Após passar 22 minutos, a mãe de Ben já está em casa e ele ainda não retornou do mercado com as compras.

Depois de uma hora de espera, ele chega completamente exausto carregando todos os itens da lista. Sua mãe questiona:

– Por que você demorou tanto? Eram só algumas “coisinhas”!

Ao que ele prontamente responde:

– Quando você me ligou eu estava varrendo o jardim. Precisei tomar água, trocar de roupa e fechar a casa. Depois disso, caminhei até o mercado. Hoje é sábado e ontem foi o dia do pagamento. Significando que o mercado estava mais cheio que o normal, com filas maiores para os caixas. Não é comum que eu faça compras. Então, precisei procurar por mais tempo os itens. Por causa do movimento, foi difícil receber ajuda. Por fim, não haviam carros disponíveis para entrega em menos de 2 horas (para este exemplo, desconsidere que ele poderia ter chamado um Uber, táxi ou pedir que seus pais fossem buscá-lo no mercado).

Aplicando a Mineração de Processos no exemplo

À primeira vista, o processo é claro e deveras simples:

Processo:  Receber a ligação; Anotar o que deve ser comprado; Ir ao mercado; Ter exatamente 20 minutos para concluir a tarefa.

Execução: Receber a ligação; Tomar água; Trocar de roupa; Fechar a casa; Caminhar até o mercado; Mercado mais cheio que o normal; Inexperiência com compras; Sem carros disponíveis para entrega em 2 horas; Quantidade de itens a serem trazidos; Tempo máximo para execução 20 minutos.

Este exemplo completamente lúdico, mostra que em qualquer situação, processos simples na visão de quem está planejando podem se tornar complexos no momento da execução.

Assim, ainda que tenham existido muitas outras coisas a serem feitas (que possivelmente atrasaram o processo), de forma efetiva podemos questionar:

• Quanto tempo foi decorrido em cada uma das tarefas descritas por Ben?
• Qual esforço empregado nas execuções?
• Onde houve o maior gargalo nesta operação?

Para responder a essas questões recorremos ao Process Mining.

O que é Process Mining?

Vamos deixar de lado o exemplo da compra no mercado e nos transportar para ambientes empresariais.

Ao fazermos isso, nossos exemplos crescem de forma exponencial e podemos de fato entender a importância desta rica ferramenta.

Minerar, do seu significado, é: extrair ou explorar minérios ou metais de valor de minas. Logo, minerar um processo significa encontrar informações de valor em suas estruturas, monitorar de forma a otimizar continuamente, eliminar gargalos, tarefas dispensáveis ou que não agregam valor.

Utilizando novamente uma analogia, a mina é o processo que gera os logs, que são os minérios a serem explorados de forma bruta – lidos em schemas, cubos – executados em um servidor – pode ser um servidor OLAP trabalhando em paralelo com um OLTP, para garantir que não haja queda de performance no ambiente produtivo – e o minerador é sistema de informação utilizado pela organização. O produto então obtido são os dados significantes deste processo por completo.

Como funciona a Mineração de Processos?

Frequentemente, quando as empresas iniciam suas atividades, e por um período considerável, seus processos ocorrem de maneira informal e manual.

Desta forma, não há uma ordem específica para que as coisas aconteçam. Portanto, funcionam entre e-mails, planilhas ou conversas por chats. Possivelmente, até mesmo decisões importantes são estipuladas no momento do cafezinho na copa.

Este cenário representa o que chamamos de AS-IS, que em tradução livre significa como é, como está.

Mas, em certo momento, é necessário olhar para dentro. E, identificar como as coisas acontecem, e como deveriam acontecer.

Em sequência, formalizar, desenhar e executar os processos de forma organizada, muitas vezes com a utilização de ferramentas disponíveis no mercado.

Benefícios das ferramentas de Mineração de Processos

Estas ferramentas, além do desenho da operação, farão a mensuração dos logs dos eventos para extrair informações relacionadas, como os tempos de execução e demais informações pertinentes.

Assim, estas informações poderão gerar insights em tomadas de decisão, melhorar a eficiência de políticas ou criando novas e mais atualizadas. Além disso, garante que as tomadas de decisão sejam apoiadas em dados corretos, trazendo maior confiabilidade aos rumos a serem traçados.

Inclusive, cria-se um histórico confiável para questões de auditoria. Esta parte do processo é chamada de TO-BE, em tradução livre: o que será, como deve ser, para ser.

Tudo isso com uma grande massa de dados armazenados nos logs que podem conter vários anos, ou não, a depender do tempo de vida da empresa.

Da mesma forma, em uma empresa relativamente jovem, mas que faz muitas operações diárias, pode ser considerado o volume dessas operações ainda que em um alcance de tempo menor.

Assim, se uma empresa mensura seus processos em horas, com um dia normal de trabalho considerando as premissas brasileiras, ela tem no mínimo 8 horas de dados armazenados para serem minerados e analisados.

Através de métricas que utilizam de contagens ou medidas estatísticas, por exemplo, os dados podem chegar a granularidades muito específicas.

Isso abre um leque muito abrangente de informações e gera embasamento para tomadas de decisão ou adequações em prioridade zero.

Pilares da mineração de processos

Aprofundando um pouco mais sobre a função, tipos de uma mineração de processos ou pilares da mineração de processos. Como podem ser citados em diferentes fontes, vamos traçar de forma simplificada alguns paralelos existentes na literatura sobre o tema:

• Descoberta do processo: técnica em que um algoritmo descobre por meio de logs o modelo do processo;
• Checagem de conformidade: comparação das realidades da execução com a modelagem do processo;
• Reengenharia do processo: reformular o processo embasado nos dados apurados pela mineração;
• Suporte Operacional – análise, identificação e possíveis sugestões de melhorias aos processos em tempo real.

As observações obtidas pela mineração são expressas em gráficos, tabelas, fluxogramas, entre outros.

Diferença entre Mineração de Processos e BI

Se você tem um olhar mais voltado para dados, pode verificar o que foi dito até agora e questionar: Mineração de processos é o mesmo que BI (Business Intelligence)?

A resposta é: Não.

O BI tem por objetivo através dos dados apontar que há um problema, um gargalo, algo não conforme.

Contudo, a mineração vai a fundo nesses dados e evidencia onde foram os problemas, a causa raiz dos retrabalhos ou da ineficiência de um processo.

Voltando ao exemplo do início, o BI seria o menino que contém o histórico dos motivos pelo atraso. Em consequência, a mineração analisaria cada um deles, para de fato entender se tudo que foi apontado impactou no atraso.

Ademais, pondera os pontos para considerar sua influência no todo, principalmente, no resultado final do processo.

Conclusão

Em conclusão, utilizar da mineração de processos é um importante aliado para guiar a companhia por caminhos sólidos. Uma vez que ela é um organismo vivo e deve estar em constante evolução sem deixar para trás as lições aprendidas no passado.

Da mesma maneira, as experiências recentes mostram como está o caminho que está sendo seguido. Assim como, se o que se faz ainda é efetivo ou se é necessário implementar mais inovações para atingir os objetivos traçados.

E na sua empresa, vocês já utilizam a Mineração de Processos? Conte para nós nos comentários sua experiência com o Process Mining.