Por 
A AIIM (Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens), define o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel, capturadas através do uso de um scanner de documentos.
Podemos dizer que hoje em dia, nessa era da informação em que vivemos, e na qual dados são essenciais para tomadas de decisão ágeis e precisas, documentos e dados são uma dupla de suma importância para todas as organizações.
Por esse motivo, muitas empresas já entenderam a necessidade de automatizar a gestão dos documentos por meio de um software de GED. No entanto, o que muitos não sabem, é que nem todo sistema de GED é desenvolvido da mesma forma.
Isso significa dizer que, na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos, é sempre uma boa ideia avaliar os objetivos do seu negócio e alinhá-los com as funcionalidades apresentadas pelo sistema.
Com isso em mente, neste artigo elencamos as funcionalidades mais importantes para ajudar na sua avaliação.
Por que investir em um software de GED?
Antes de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é imperativo que você saiba o porquê do investimento. O primeiro ponto é que, quando bem dotado das características essenciais, a solução de GED permite aos colaboradores simplificar o recebimento, armazenamento, arquivamento, compartilhamento, validação e busca de documentos.
Outra questão importante: quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.
Com o gerenciamento eletrônico, a empresa ganha na otimização do uso diário de documentos. Além disso, todos os setores otimizam o desempenho, cortam custos, economizam espaço físico e aprimoram a segurança.
Os motivos para investir em uma solução de GED não param por aí. Caso você tenha interesse em saber mais, recomendamos o e-book com tudo que você precisa saber sobre GED e ECM. Mas, para sentir todos esses benefícios, sua empresa precisa saber escolher um software de gestão eletrônica de documentos.
Pontos a considerar ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos
Dentre os diversos critérios que devem ser verificados ao avaliar o investimento em GED, os que consideramos como essenciais são:
Facilidade de uso
Bons sistemas de GED possuem opções avançadas atraentes e recursos que fazem os olhos brilhar. Todavia, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos a facilidade de uso deve ser primordial.
Procure por um sistema que tenha uma interface amigável, isto é, que seja fácil de usar e de entender. Do contrário, os funcionários perderão tempo para decifrar o caminho que devem seguir (nesse caso, ao invés de tornar o trabalho mais fácil, a solução de GED acabará transformando-se em dor de cabeça).
Ainda sobre a facilidade de uso, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos assegure-se de que ele possua ferramentas de pesquisa que permitam a localização de documentos por tipo, data de elaboração, de edição, metadados etc.
Automação do fluxo de trabalho
Realizar um investimento em GED só fará sentido se sua empresa tiver economia de tempo e aumento de produtividade. Pense na rotina manual de manuseamento de um documento.
Imagine, por exemplo, um documento comercial que precisa de assinatura. O caminho que ele percorre (de mesa em mesa), além de levar um tempo, enfrenta o risco de que haja algum extravio.
Por isso, um ponto importante na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é entender que o sistema deve permitir fluxos de trabalhos que façam toda a gestão de forma automatizada. Essa gestão deve ser independente para cada tipo de documento.
Além disso, todos os envolvidos com o documento em questão devem ter uma visão intuitiva do seu histórico, como: versões, revisões, aprovações, emissão de cópias e outros.
Segurança total da informação (com segurança flexível)
Sem dúvidas, um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de documentos é a segurança. Quando falamos em segurança flexível, queremos dizer que a solução de GED deve manter seus documentos armazenados de forma segura, mas que a segurança para acessar cada tipo de documento deve ter flexibilidade.
Explicando: ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos, tenha em mente que o mesmo deve permitir ao usuário especificar, de acordo com o tipo de documento, itens como: acesso de leitura, edição, exclusão, impressão, print-screen, gravação, entre outros.
Bom, mas se por um lado uma solução de GED deve permitir que o acesso ao documento seja moldado de acordo com as necessidades da empresa, por outro o sistema não pode dar brechas para violações de dados. Por isso, quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos verifique quais são seus protocolos de segurança.
Atendimento às necessidades da sua empresa
São diversos os processos de negócios que se beneficiam com uma solução de GED. O processamento de pedidos de alteração de um produto, pedidos de compra, propostas de todos os tipos, assinatura de documentos, processos de RH, são apenas alguns dos exemplos que exigem muito papel e que o gerenciamento eletrônico de documentos pode melhorar.
Cada empresa tem seus processos de negócios particulares. Quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos, peça ao fornecedor que mostre como a solução sendo avaliada pode melhorar os processos da sua organização.
Não deixe também de verificar se a solução é flexível. Sistemas rígidos e complexos não permitirão que sua empresa se adapte às mudanças de processos que forem surgindo (e sabemos que mudanças são naturais). Com um software flexível sua organização tem a certeza de que possui em mãos uma ferramenta que sempre atenderá às suas necessidades.
Outros pontos
Adicionalmente ao que foi citado aqui, é importante que um software de GED:
- Permita o armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
- Possua ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
- Possua recursos que garantam que o usuário esteja trabalhando com a versão mais recente de um documento;
- Tenha a função de assinatura digital com certificados no padrão ICP-BRASIL, liberando os documentos em formato PDF/A;
- Tenha funções de check-in/check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e garantir que as alterações de uma pessoa não substituam a de outra;
- Possibilite pesquisa por palavra-chave; e
- Tenha ferramentas de versão que rastreiam edições em documentos e recuperam versões antigas.
Concluindo
São vários os sistemas de GED disponíveis no mercado. Exatamente por isso que é fácil se deixar envolver pelo entusiasmo e permitir que as emoções influenciem na escolha. Para evitar que isso aconteça com você – e que o investimento não se torne um prejuízo -, faça sua lição de casa antes mesmo de começar a conversar com os fornecedores.
Neste artigo, elencamos os pontos considerados por nós como fundamentais. Caso queira entender melhor desse universo, sugerimos que assista à gravação do webinar Os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você. Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.
Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
