Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

Definindo eficiência operacional

A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

Como medir a eficiência operacional

Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

• Redução de custos;
• Economia a curto, médio e longo prazo;
• Redução de custos e desperdícios;
• Aumento de produtividade;
• Prevenção de erros;
• Padronização;
• Melhora na comunicação.

Ações para aumentar a eficiência operacional

Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

Defina objetivos e metas

Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

Mapeie os processos

O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

Remodelagem

O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

Padronização

Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

Investir em tecnologia

Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

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