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O GED é a sigla que representa o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É um sistema que gerencia todo o ciclo de vida de um documento.
A gestão eletrônica é uma tendência, principalmente se considerarmos que, cada vez mais, os profissionais estão atuando de maneira remota, dos mais variados ambientes.
Dessa forma, é necessário que acesso aos documentos e informações seja virtual.
Se o seu negócio precisa reduzir custos, espaço de armazenamento e arquivo, ter segurança de informações, evitando perdas e extravios, e priorizar a sustentabilidade e a organização, é hora de adotar uma ferramenta GED e garantir competitividade.
Afinal, como o GED documentos funciona e por que você deveria adotar em sua empresa? Confira as respostas para esses questionamentos e saiba tudo sobre a Gestão Eletrônica de Documentos.
O que é GED?
O GED é um sistema que captura, armazena, gerencia, edita e valida, acessa, distribui e arquiva documentos e informações digitais.
De maneira resumida, essa ferramenta engloba todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até seu fim, arquivamento definitivo ou exclusão.
Dessa forma, o GED permite que as empresas consigam organizar e gerenciar as informações de maneira muito mais rápida e eficiente do que usando documentos físicos.
De fato, com tantos recursos tecnológicos disponíveis, é contraditório não usar documentos digitais.
Afinal, além do trabalho que é buscar documentos em arquivos fazendo o processo ser demorado, há questões de perda e extravio de papéis e informações.
Além disso, essa ferramenta possui recursos de segurança avançada, que ajudam a proteger informações sensíveis.
Usando uma plataforma organizada e de fácil acesso, todos os documentos podem ser acessados pelas partes autorizadas.
Por não usar documentos físicos, essa gestão eletrônica contribui com o meio ambiente e permite que as informações sejam acessadas dos mais diferentes locais.
Como o GED funciona dentro das empresas?
Embora pareça que o GED seja uma ferramenta útil apenas para armazenar e compartilhar recibos e contratos, esse recurso engloba toda a gestão de conhecimento das empresas.
Dessa forma, o GED é uma solução estratégica tanto para documentos, como para os processos. Assim, o gerenciamento eletrônico potencializa formas para receber, processar, revisar, armazenar, reter ou deletar arquivos.
Dentro das empresas o GED unifica os documentos, proporcionando monitoramento e controle.
Na prática, a implementação, quando o documento é físico, ocorre com a digitalização. Ou seja, escaneado e convertido em formato digital. A seguir, é indexado – organizado em forma de índice, para ser facilmente encontrado posteriormente.
Para maior segurança, os arquivos digitais são armazenados em servidor ou em nuvem, facilitando acesso e compartilhamento de qualquer lugar.
É válido frisar que dentro da solução tecnológica do GED é possível criar filtros para que só pessoas autorizadas tenham acesso às informações.
Benefícios de implementar uma ferramenta GED
A função da Gestão Eletrônica de Documentos é facilitar o acesso e compartilhamento dos documentos.
Dessa forma, há maior agilidade em todo o ciclo de atividades dos profissionais, gerando maior produtividade.
Mas, não é apenas isso. Possuir arquivos organizados e em formato digital proporciona:
- redução de custos associados a impressão, armazenamento ou recuperação de documentos em papel;
- controle do fluxo de informações e documentos;
- organização dos documentos em pastas digitais;
- acesso rápido e fácil às informações;
- maior segurança e controle de acesso;
- redução de erros humanos;
- melhor colaboração e eficiência geral da empresa;
- compliance e conformidade regulatória;
- transparência dos atos administrativos;
- busca por conteúdo dentro dos documentos;
- assertividade no processo de tomada de decisão;
- visualização do documento sem necessidade de realizar download;
- manutenção da base de informação e conhecimento da empresa atualizada.
Além desses benefícios, há ilimitadas possibilidades de indexação, rapidez de resposta e precisão de transações proporcionando suporte às tarefas dos profissionais.
Onde posso aplicar o GED?
Basicamente o GED pode ser aplicado nos mais diversos setores e departamentos. Afinal, se trata de gerenciar documentos e informações – componentes presentes em toda a organização.
O gerenciamento proporciona aprimorar os processos de negócio, agilizando a realização das atividades, gerando produtividade
Embora sempre tratamos de empresas privadas, os órgãos governamentais também são beneficiados com o uso do GED, sendo um excelente recurso para gerenciar os registros públicos, licenças, certidões, impostos, entre outros.
Já em empresas privadas e outros setores o uso também é bastante amplo, como exemplos:
Contabilidade: centralização e controle de faturas, recibos e outros documentos;
- jurídico: gerenciar documentos e processos, contratos, registros de propriedade intelectual, registros de tribunais, entre outros. E, o GED garante conformidade com leis e regulamentações existentes e aplicáveis;
- área da saúde: armazenamento de registros médicos e de pacientes, resultados laboratoriais e de imagem, garantindo acesso a informações atualizadas, coordenação, histórico médico, segurança para informações sensíveis e uma única fonte de informações verdadeiras;
- educação: registros de estudantes, notas, presença, bolsas de estudo, entre outros documentos. O GED em instituições de ensino elimina a necessidade de manter arquivos em papel e garante rastreabilidade e segurança. Além de auxiliar nos processos administrativos internos;
- ONGS e organizações sem fins lucrativos: gerenciar informações de beneficiários, doadores, solicitação de subsídios, geração de relatórios e eficiência operacional.
As práticas para implementar o GED são muitas e podem ser adaptadas às diferentes necessidades de cada companhia.
Em resumo, qualquer tipo de negócio se beneficia na adoção da gestão eletrônica de documentos.
A Gestão Eletrônica de Documentos evoluiu
Embora a sigla GED ainda seja muito utilizada, esse conceito evolui para o ECM, em inglês Enterprise Content Management. Em tradução para o português, essa tecnologia é a Gestão de Conteúdo Corporativo.
O ECM é uma evolução porque tornou o GED mais completo agregando ferramentas de workflow e BPM.
Atualmente, uma solução ECM tem alto valor para as organizações porque proporciona gerenciar todo o conteúdo transacional da companhia. Ou seja, é um pilar para otimizar processos, potencializar ações e melhorar a tomada de decisão.
De fato, o ECM não apenas tira os documentos do papel, mas agrega inteligência, transformando em informações estratégicas.
De modo geral o ECM permite criar formulários, diagramas que facilitam o entendimento do processo, configuração de alertas, anexação de documentos com o processo em andamento, entre outras características.
Fusion Platform, a ferramenta completa da Neomind
A Neomind trabalha com um sistema de plataforma all-in-one. Ou seja, o Fusion Platform contempla nativamente todas as ferramentas para a gestão de processos de negócio, documentos e indicadores do seu negócio.
Em relação ao GED/ECM e a gestão de documentos, o ambiente é único para facilitar a orquestração dos documentos do negócio. Afinal, conta com mobilidade corporativa.
Além disso, a ferramenta é personalizável para atender as demandas e complexidade dos seus processos e negócios.
Integrando com facilidade outras soluções, o Fusion é orientado ao usuário. Por isso, não é necessário ser um desenvolvedor para realizar a automatização de processos.
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