Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

Como sua empresa lida com a informação que chega até ela, seja digital ou não? De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), a melhor maneira de lidarmos com os dados é capturando-os no primeiro ponto de contato. Em outras palavras, a informação deve ser digitalmente capturada assim que ela entra no prédio da sua organização.

• O que é Gestão Eletrônica de Documentos?
• Por que realizar a Gestão de Documentos?
  1. Organização do fluxo de trabalho
  2. Transformação de papel em informação digital
  3. Controle de acesso e segurança
  4. Controle de versões, revisões e aprovações
  5. Assinatura digital
  6. Busca por conteúdo

Um relatório divulgado pela AIIM (Improving Business Operations in 2017: Capturing Vital Content) afirma que a correspondência digital de 88% dos entrevistados pela associação está aumentando, enquanto 60% dizem que a correspondência em papel está diminuindo. Quando o assunto é faturas, 64% dizem que suas faturas de papel estão reduzindo, enquanto que, para 69% há um aumento no número de faturas digitais.

O que isso significa exatamente? Em termos gerais podemos dizer que estamos caminhando para uma cultura empresarial sem papel (a era paperless que abordamos neste artigo). Todavia, se existe uma preferência por documentos em formato digital, precisamos pensar em um fluxo de trabalho que lida desde a concepção até o armazenamento desses documentos. É aí que entramos no campo da Gestão de Documentos (Gestão Eletrônica de Documentos – GED).

O conteúdo deste artigo também está disponível em vídeo. Assista!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

Do inglês EDM (Electronic Document Management), a Gestão Eletrônica de Documentos (ou GED) trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos por meio de softwares (como o Fusion Platform). Graças a uma solução de GED/ECM, os usuários de uma empresa podem não apenas criar um documento ou capturar uma cópia impressa em formato eletrônico, mas também armazenar, editar, processar, imprimir e gerenciar documentos em formato de imagem, vídeo, áudio e texto.

Por que realizar a Gestão de Documentos?

Um software para Gestão de Documentos traz benefícios como:

• Organização do fluxo de trabalho
• Transformação de papel em informação digital
• Controle de acesso e segurança
• Controle de versões, revisões e aprovações
• Assinatura Digital
• Busca por conteúdo

Veja em exemplos:

Organização do fluxo de trabalho

Soluções de GED desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

Transformação de papel em informação digital

Conforme a pesquisa realizada pela AIIM, apenas 37% dos entrevistados preferem o papel para manipulação, leitura e tomada de notas. Trinta e dois por cento deles dizem que são seus fornecedores que preferem informação em formato digital e 27% citam a falta de apoio gerencial sênior para eliminar o papel de seus processos.

O papel faz parte da rotina de uma organização. Contudo, existem alguns pontos a serem observados:

• O armazenamento de papel gera custos;
• Os documentos em papel são mais suscetíveis de serem perdidos e
• Gerenciar um documento em papel é custoso em termos de tempo.

Um bom software de GED conta com a funcionalidade de captura. De modo geral, soluções de Gestão de Documentos utilizam diversas tecnologias como web semântica ou o reconhecimento de padrões sintáticos e, assim, conseguem extrair informações relevantes (palavras-chave) dos documentos digitalizados.

Graças ao OCR (Optical Character Recognition – 20% dos entrevistados pela AIIM falaram que a tecnologia já está em uso em suas empresas para capturar dados) e BarCoding (Código de Barras) todos os documentos que passaram pela digitalização podem ser reconhecidos. Isso significa que aquelas horas desperdiçadas procurando por informações em papel ou em pastas no desktop são eliminadas.

A explicação para isso é simples: ao ter o conteúdo disponível em uma solução que permite o reconhecimento dos dados, o acesso à informação fica muito mais fácil, sendo necessário apenas o uso de palavras-chave, por exemplo.

Ao tentar entender o que desencadeia a transformação dos processos de captura nos negócios, a AIIM descobriu que 37% dos seus entrevistados citaram isso como exercícios de economia de custos em áreas específicas, como Contas a Pagar, enquanto 33% disseram que foi uma iniciativa para melhorar a capacidade de resposta do cliente.

Portanto, por meio de um processo inteligente de GED é possível automatizar tarefas envolvendo a gestão documental sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

Controle de acesso e segurança

Uma solução de Gestão de Documentos permite que sejam atribuídas permissão de acesso a cada documento. O acesso pode ser concedido a um usuário ou a um grupo de pessoas.

É possível, ainda, gerenciar pessoas autorizadas a interagirem com documentos por meio de criação de perfis e atribuição de permissões. A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, um software de GED permite bloquear funções como Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão e outras.

Controle de versões, revisões e aprovações

Com a Gestão de Documentos é possível também configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de documentos. Desse modo, pode-se verificar quem realizou alguma alteração e quando a mesma ocorreu.

Assinatura Digital

Bons softwares de GED possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.

Busca por conteúdo

A Gestão de Documentos por meio de softwares – como o Fusion ECM – permite que documentos sejam localizados por data de elaboração e de edição, metadados, palavra-chave etc. Com isso, o tempo para buscar um documento em pastas de desktop é eliminado, pois a solução faz todo o trabalho de localização.

Por fim…

Ao abordar sobre Gestão de Documentos e transformação de papel em informação digital, é comum pessoas imaginarem scanners espalhados por toda a empresa. No entanto, o conceito vai muito além.

Em outra oportunidade já abordamos sobre organizações paperless e a importância de um ambiente sem papel. Observe que os conceitos de paperless e GED têm relação, sendo que ambos significam muito mais do que simplesmente digitalizar documentos. Por isso, para finalizar, lembre-se que Gestão de Documentos significa tanto a publicação e/ou digitalização, quanto o armazenamento e o controle de acesso e segurança, mas, principalmente, o reconhecimento e a recuperação das informações que são relevantes para seu negócio.

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