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Se você acompanha artigos da AIIM (Association for Intelligent Information Management), já deve ter se deparado algumas vezes com o termo “empresa paperless”. Por entendermos da importância do assunto, no post Paperless: o que é e como dar os primeiros passos, fizemos um apanhado geral sobre o ambiente sem papel.
Na ocasião, comentamos sobre os motivos de ter uma empresa paperless e como você pode dar início à transformação na sua área e organização como um todo. Neste novo artigo quero complementar um pouco mais o tema e trazer mais ideias para ajudar seu negócio a reduzir – e quem sabe eliminar – o uso de papel.
Mas, antes de começar, vou propor uma discussão:
O que impede a transformação para uma empresa paperless?
Ao invés de falar dos motivos de fazer a transição para uma empresa paperless, farei uma abordagem um pouco diferente. O motivo é simples: para muitas pessoas, é impossível pensar em uma vida sem papel.
A psicologia explica isso com o termo “percepção háptica”. A palavra “Háptico” vem do grego e significa “relativa ao tato”. Atualmente, o termo designa a ciência do toque, que é o que ocorre quando você toca a tela do seu smartphone para dar um comando.
Quando falamos em papel, muitos indivíduos gostam do modo como ele os fazem sentir, pois traz uma sensação de que por ser um item físico, é algo real. Para diversas pessoas, informações dentro de um computador ou na nuvem não parecem tão reais por não serem tão palpáveis.
Essa percepção do real x irreal acontece num nível do inconsciente, e em muitos de nós trata-se de uma crença que nem sabemos que temos. Mas, o fato é que, de acordo com a percepção háptica precisamos sentir com o tato para assimilarmos que tal documento existe ou que tal contrato foi mesmo firmado.
Saindo do campo da psicologia, uma barreira muito grande para a transformação em empresa paperless é a simples pergunta “como?”. Toda mudança requer esforços e entendo que é nesse ponto que a barreira pode ser grande.
Fazer a transição para um negócio sem papel exige disciplina e um trabalho maior especialmente no início. Por exemplo:
- Quem irá digitalizar os documentos físicos já existentes?
- Onde eles estarão armazenados?
- Como garantir a segurança dos documentos?
- Quem terá acesso a eles?
- Como os documentos serão assinados?
- Os documentos terão validade jurídica?
- Como será realizada a gestão desses documentos?
Essas são apenas algumas das perguntas que podem surgir e que podem ser um entrave para a transformação em uma empresa paperless. A fim de mostrar a você que existem respostas e soluções para cada uma de suas dúvidas, confira a seguir.
Passo a passo para uma empresa paperless
Mudanças são difíceis. O primeiro ponto que você precisa ter em mente é que o exemplo deve partir de cima. De nada adianta um gestor com o próprio arquivo de documentos físicos querer exigir um ambiente paperless, certo?
E para que a mudança tenha um sentido, é importante apresentar a todos da organização as vantagens de uma empresa sem papel. Sobre os aspectos positivos, você pode falar de:
- Ganho de produtividade
- Melhora na eficiência
- Aumento de segurança
- Questões ambientais
- Governança Corporativa
- Redução de custos
No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel apresentamos mais detalhes sobre cada ponto.
Uma vez que todos entendam da importância da redução de papel (e de uma futura eliminação), podemos seguir com os passos.
Estabeleça metas
Todos sabem onde devem chegar, que é a transformação para uma empresa paperless. Para que os esforços sejam direcionados e o objetivo não se perca pelo caminho, estabeleça metas.
Você pode, por exemplo, definir metas para cada departamento e para a empresa como um todo, encorajando todos os colaboradores, em diferentes níveis hierárquicos, a fazerem a transição. A fim de conseguir isso, você pode criar algum tipo de recompensa para quando o objetivo for atingido.
Seja com recompensa ou sem, o importante é todos entenderem a meta e o prazo para atingi-la.
Faça um apanhado geral das impressões
O que cada área está imprimindo? O que é necessário imprimir? Será que todas as impressões são realmente essenciais?
As respostas para essas perguntas poderão mostrar que diversas impressões são desnecessárias. Por exemplo, muitas pessoas têm o hábito de imprimir e-mails para levar determinada pauta à uma reunião.
Hoje em dia temos aplicativos na nuvem que permitem o compartilhamento de informação de forma bastante segura, como Google Docs, Evernote e Dropbox.
Digitalize o que é importante
Cada departamento fez uma avaliação dos documentos impressos. Aqueles que podem ser descartados devem ir, literalmente, para o lixo. Os demais precisam ser digitalizados.
Nesta etapa inicia o trabalho “mais pesado”, pois para alguns setores a quantidade de documentos é muito maior, como o administrativo, financeiro e RH de uma empresa, por exemplo.
Crie uma estratégia de digitalização
Inicialmente, por “estratégia” entenda “hábito”. Uma vez que os documentos necessários foram digitalizados, tenha em mente que esse será o procedimento a ser seguido sempre.
Após isso, pense em estratégia propriamente dita. Aqui gosto de falar em processos, porque são eles que movem nossas empresas. Imagine o seguinte: quem deverá ler o documento digitalizado? Será necessário tomar alguma ação, como assiná-lo eletronicamente? Qual é a finalidade do documento? Existe alguma ação desencadeada a partir dele?
Para exemplificar, aqui na Neomind, antes de sermos uma empresa paperless um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de três vias de 30 páginas cada. Todo esse controle era necessário para que pudéssemos fazer o reembolso das despesas.
Ao eliminarmos o papel, criamos um processo no qual o solicitante preenche todas as informações em um sistema (o Fusion Platform). Essas informações vão para o financeiro que faz a conferência e lança o pagamento. O processo é simples, mas perceba que ocorreu em etapas (ou seja, por meio de um processo), sendo que a última é o pagamento das despesas propriamente dito.
Então, ao criar o hábito de digitalização pense também em atividades que deverão existir para que o documento siga um fluxo. Isso nos leva à etapa final:
Automatize
A automatização não é necessariamente uma etapa que acontece após a realização de outra. O ideal é que a empresa paperless seja automatizada já no início dessa transformação (lá na etapa de estabelecimento de metas).
Importante esclarecer que quando falo em automatização me refiro à gestão de documentos. Para você entender: um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) possibilita o usuário publicar e controlar os documentos de forma segura e muito mais precisa do que faria manualmente com os materiais impressos. E mais, tudo isso em um único lugar (o que significa que documentos não estarão espalhados em gavetas, arquivos e mesas de colaboradores).
Além disso, uma aplicação de GED permite que sejam configurados fluxos de aprovação para cada documento, bem como definições de segurança (quem poderá visualizá-lo e editá-lo? Quem terá permissão para exclui-lo?). Ainda, um software mantém todas as ações registradas, o que significa que nenhum usuário poderá alterar ou eliminar um documento sem que ninguém fique sabendo do ocorrido.
Por fim, toda empresa paperless precisa garantir que documentos sejam armazenados de forma legal e com validade jurídica, e isso é uma característica também de bons sistemas de GED.
Concluindo
Depois de concluir o passo a passo para eliminar o papel e ver na prática como funciona, você perceberá que com economia de tempo e custo – bem como maior segurança de documentos – seus funcionários, clientes e a empresa como um todo serão beneficiados com a mudança.
Muitas organizações já sabem do peso que é ter que armazenar e controlar pilhas de documentos. Contudo, são poucas as que realmente fazem um esforço maior nesse sentido. Observando tendências de transformação digital, temos visto que a eliminação do papel está entre elas.
Sua empresa ficará para trás ou tomará uma atitude? Para continuar a discussão, recomendamos a leitura do texto: O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless.
Que tal começar a transformação digital agora? Conheça o Fusion aqui.
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