Por 
OCR é uma tecnologia que vem revolucionando a forma como captamos informações das imagens. Quando esse recurso é incorporado dentro das companhias, permite automatizar a leitura e interpretação de documentos digitais.
A tecnologia, basicamente, consiste na conversão dos documentos ou imagens em textos editáveis e pesquisáveis.
Nesse sentido, é possível afirmar que o Reconhecimento Óptico de Caracteres aumenta a eficiência operacional e traz uma análise muito mais precisa dos dados contidos nos documentos digitais ou digitalizados.
A digitalização e arquivamento de documentos, recuperação de informações, automatização de processos e acessibilidade são possibilidades proporcionadas por plataformas de gestão de documentos que possuem o OCR.
Devido sua enorme importância para a gestão documental e otimização dos processos, entenda tudo que envolve a tecnologia OCR.
O que é OCR?
OCR é a sigla correspondente a Optical Character Recognition, ou Reconhecimento de Caracteres Óptico. É um recurso tecnológico capaz de converter uma imagem ou documento digital em texto copiável e editável.
Sabe quando você tira uma foto de um documento e seu celular permite que você copie o texto como se tivesse digitado? É exatamente essa possibilidade de extrair dados em forma de texto real que o OCR proporciona.
Embora seja muito útil, essa tecnologia não é uma funcionalidade que vemos acontecer. Afinal, ela funciona em segundo plano, o texto é extraído, porém, o mecanismo de extração não é visto.
Você sabe que pode copiar o texto integralmente e colar em uma mensagem, por exemplo, mas não sabe exatamente que isso se trata de OCR.
Quando não existe o reconhecimento de caracteres ópticos, uma imagem é apenas uma imagem. Sem a possibilidade de editar, copiar ou pesquisar itens que estejam presentes nesse arquivo.
O OCR é capaz de reconhecer letras, palavras, padrões, itens de linha, frases e, em alguns casos, a escrita manual. Para aperfeiçoar a precisão da extração dos dados, a tecnologia é comumente associada ao Machine Learning e a Inteligência Artificial.
Por isso, o recurso vai se adaptando e se tornando melhor à medida em que é treinado, ampliando o alcance de documentos processados.
A partir do momento que uma empresa decide adotar esse tipo de solução, expande-se a possibilidade para a automatização nos processos. Como trabalham com grande volume de dados, o OCR reduz operações manuais garantindo a produtividade e desempenho.
Como esse recurso funciona?
O funcionamento do OCR consiste em identificar e entender os caracteres da imagem, transformando-os em códigos binários entendidos pelo computador. O processamento acontece em três partes:
- 1º Pré-processamento: inicialmente a tecnologia irá buscar meios para tornar a imagem mais nítida e adequada para a captura de dados. Isso inclui a eliminação de sombras, converter tudo em preto e branco, reenquadramento e exclusão do que não for texto;
- 2º Reconhecimento: nessa etapa há dois métodos empregados, a primeira é uma comparação entre os caracteres extraídos e uma base prévia de símbolos para reconhecer padrões. A segunda capta cada característica do texto, como bordas, curvas e contornos, para compor um formato e convergir para uma identificação que aparenta ser a mais próxima.
- 3º Pós-processamento: por fim, os caracteres elegíveis da imagem são comparados a uma base de palavras coerente com o contexto, conforme lógica específica. Posteriormente, os algoritmos do OCR conferem qual elemento da base de dados tem maior percentual de chances de corresponder ao carácter extraído. Assim, o texto é reconhecido, com erros corrigidos e formatados de acordo com as regras da língua ou idioma.
Pode parecer complexo, mas o processo de extração das informações acontece em questão de segundos. Isso explica porque o OCR é uma parte tão importante da digitalização e organização de documentos empresariais.
Vantagens proporcionadas pelo OCR
Dentro da área empresarial, o OCR pode ser usado em processos de diferentes áreas, como financeiro, administrativo, contábil, marketing, entre outros. Entre as consequências positivas, se destaca:
- ganho de tempo, eficiência e agilidade;
- automatização de processos onde dados dos documentos são extraídos automaticamente;
- redução do retrabalhos e custos para backoffice;
- redução de erros derivados da inserção manual equivocada;
- fluxos de trabalho simplificados;
- melhor experiência ao usuário sem a necessidade de preencher cadastros extensos, e sem recusas por erros de digitação ou falha na inserção de informações;
- verificação de documentos e pesquisa em bancos de dados, como Receita Federal, reduzindo fraudes;
- acessibilidade digital;
- melhoria na organização e controle documental, possibilitando recuperação de informações;
- maior segurança e conformidade dos documentos.
OCR na Gestão de Documentos Eletrônicos
É praticamente impossível falar em eficiência na gestão documental, sem falar em OCR. Diariamente as empresas recebem e processam um grande volume de dados e documentos. Esse cenário justifica a necessidade de adotar um sistema de gestão de documentos eletrônicos.
Na prática, primeiramente o reconhecimento óptico de caracteres irá validar o documento recebido, analisando a qualidade da imagem e recusando automaticamente fotos que não sejam documentos.
Em relação a gestão de documentos eletrônicos, o Fusion Platform trabalha com o OCR na funcionalidade GED. Essa combinação digitaliza e converte automaticamente os documentos, eliminando a necessidade de inserir os dados manualmente.
Assim é possível extrair dados relevantes, como nome e data de nascimento. Essas informações podem ser acrescentadas em formulários de processos garantindo agilidade ao workflow.
Os documentos são indexados de forma que os dados extraídos sejam categorizados e possam ser pesquisados de acordo com critérios ou palavras-chave.
Nesse sentido, dentro das empresas dos mais variados tamanhos e ramos de atuação, o OCR é útil para:
- digitalizar documentos e facilitar o armazenamento e pesquisa;
- extrair informações de imagens como recibos, faturas, notas fiscais e outros documentos;
- tornar arquivos PDFs editáveis e acessíveis;
- agilizar o fluxo de trabalho;
- automatizar tarefas que envolvem manipulação de texto.
O Fusion Platform usa o OCR para extrair informações e tornar os documentos pesquisáveis com total controle de permissionamento. Ou seja, apenas usuários autorizados podem acessar, manipular e editar determinados documentos.
Arquivos em PDF são convertidos em textos editáveis, e futuras modificações ficarão atribuídas e registradas no fluxo de versionamento digital. Os documentos também podem ser assinados digitalmente, com toda segurança e validação jurídica.
Não perca mais tempo retirando dados de documentos de maneira manual, implemente a gestão de documentos e obtenha todos os proveitos do OCR.
Experimente o Fusion Platform e confira essas e muitas outras vantagens.
