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Assim como um maestro coordena os músicos para que cada instrumento seja tocado com perfeição no momento certo, a orquestração coordena e gerencia a execução de atividades e tarefas dentro da organização.
Em outras palavras, há total controle das atividades, desde a criação de uma solicitação, até sua conclusão. A orquestração de processos permite automatizar e integrar atividades para criar um fluxo de trabalho otimizado, coordenado e eficiente.
Para aumentar e melhorar a produtividade, reduzir erros e garantir maior agilidade na execução das atividades, confira 5 passos para implementar a orquestração de processos.
O que é a orquestração de processos?
A orquestração de processos consiste na prática de integrar e coordenar diversos sistemas e plataformas, visando automatizar fluxos de trabalho complexos e otimizar as operações de uma empresa.
No entanto, não deve ser confundida com a automação de processos. Essa é uma prática mais específica, que se encarrega de executar tarefas repetitivas.
A orquestração é ampla e tem o objetivo de aperfeiçoar processos inteiros, sendo que, a automatização e controle de processos são partes da sua funcionalidade.
Esse método surgiu como uma alternativa eficiente para garantir a sincronia entre sistemas isolados e desarticulados.
Dessa forma, pode-se dizer que a centralização e coordenação da execução é um impulsionador da transformação digital.
Empresas que implementam estratégias para ter maior controle sobre as atividades e ferramentas, possuem maior colaboração e agilidade. Outras vantagens que destacamos é a melhora na eficiência e produtividade, eliminação de gargalos, segurança, conformidade, redução de custos, maior satisfação do cliente, entre outros.
Passo a passo para a orquestração de processos
Quem busca transformar positivamente as operações da empresa, encontra na orquestração de processos a melhor alternativa. Para obter todos os benefícios dessa transformação, é preciso:
1. Mapear etapas e identificar gargalos
A etapa inicial é reconhecer como o fluxo de atividade é realizado atualmente. O mapeamento AS IS deve ser simples e apresentar o fluxo de atividade, áreas e papeis envolvidos, conexões com integrantes externos, documentos necessários, entre outros.
Essa prática consiste em criar uma representação real do cenário atual da companhia. Tenha como intuito diagnosticar pontos falhos, gargalos e ineficiências. Considere as exceções que acontecem com frequência ou têm maior impacto no processo.
Há uma série de técnicas e ferramentas para analisar e identificar a raiz dos problemas. Como, por exemplo, análise de tempo, matriz swot, jornada do cliente, entre outras.
O método de análise a ser escolhido considera qual perspectiva trará contribuições significativas para solucionar o problema identificado.
2. Modelagem dos processos com definição de responsáveis e regras claras de transição
A partir do diagnóstico das ineficiências do processo, será preciso encontrar alternativas para excluir ou reduzir os impactos dessas falhas. Ou seja, criar um novo desenho para o fluxo de atividade que deverá ser o modelo ideal para que esse processo atinja seu objetivo final.
Muitas vezes não é possível resolver todos os problemas conjuntamente. Por isso, inicie resolvendo as falhas que são mais críticas e, aos poucos, avance na transformação dos processos.
É importante que esse novo desenho seja simples e resolva as situações encontradas. Arriscamos dizer que o novo modelo de fluxo será muito mais enxuto.
Uma boa prática é aplicar conceitos do modelo TO BE para automatização. Pensar nessa solução para resolver alguns dos problemas identificados aumenta o desempenho e torna a empresa mais eficiente.
Destaque quais são os responsáveis por cada atividade, como setores ou quais áreas estão relacionados e quais ferramentas serão usadas.
Especifique como a orquestração irá acontecer. Principalmente, se houver realocação, terceirização ou eliminação de atividades, ou paralelização de etapas.
3. Automatizar tarefas repetitivas
Tanto para a modelagem quanto para a automatização em si, o Fusion Platform é um aliado e facilitador da orquestração de processos.
Quando se redesenha um processo com foco na otimização, é comum a exigência por novas ferramentas. Por isso, o novo desenho deve considerá-las.
Para cada problema identificado que será solucionado, é importante estipular quais serão os impactos positivos das mudanças. Por exemplo, ao automatizar um processo de fluxo de compras, é possível implementar notificações para os gestores, evitando que a etapa de aprovação continuem sendo um gargalo.
Por ser uma solução completa, o Fusion Platform oportuniza automatizar processos com o BPMS. Esse módulo garante controle, agilidade e orquestração das rotinas da empresa tornando o processo padronizado e transparente.
Tenha em mente que um processo, como toda a companhia, é um organismo vivo. Assim, a cada ineficiência solucionada é possível planejar novas mudanças para que ganhos incrementais sejam conquistados.
Além disso, a solução da Neomind é totalmente personalizável para o seu negócio, permitindo readequar o fluxo de atividades e a automatização. Outro ponto importante é que cada modificação pode ser testada antes de ser implementada, comprovando que essa otimização trará resultados expressivos.
4. Integração de Sistemas
A orquestração só pode acontecer adequadamente se diferentes sistemas, aplicativos e serviços forem conectados e coordenados. O Fusion Platform possui integração com outros sistemas para que todas as informações fiquem centralizadas em apenas uma solução.
A integração permite que diferentes tecnologias se comuniquem, como sistemas, aplicativos em nuvens, banco de dados, entre outros. Essa conexão garante que informações relevantes sejam acessadas e compartilhadas tornando a tomada de decisão mais rápida e precisa.
Além disso, a integração é fundamental para que o fluxo de trabalho automatizado aconteça com agilidade e produtividade.
5. Monitoramento em tempo real com análises contínuas de desempenho
A orquestração é sinônimo de controle. Dessa forma, é necessário medir e analisar os resultados obtidos ao longo dos projetos de transformação.
O monitoramento em tempo real garante que os processos orquestrados continuem sendo eficientes e possam ser otimizados com a melhoria contínua.
A Central de Indicadores do Fusion Platform oportuniza aos gestores acompanhar o desempenho das atividades e facilita a identificação de novos pontos de atenção, como anomalias e gargalos. A funcionalidade coleta e analisa dados para gerar gráficos e relatórios de fácil visualização e análise.
Algumas métricas que podem ser analisadas incluem o tempo de execução das atividades, consumo de erros, índice de erros e retrabalho, tarefas em atraso, entre outros.
A orquestração de processos contribui com que haja confiabilidade já que problemas são identificados e corrigidos de forma proativa. Além, é claro, de potencializar a visibilidade, proporcionar a escalabilidade para atender novas demandas e manter a conformidade com normas e regulamentações.
Fique longe de fluxos ineficientes, de má qualidade e com alto custo. Experimente o Fusion Platform, para automatizar, integrar e orquestrar os processos do seu negócio.
