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A padronização de processos é fundamental para que as atividades de qualquer tipo de organização ocorram de maneira otimizada e com excelência.
Para que você consiga entender a importância de padronizar processos, imagine a seguinte situação:
Você vai ao médico, existem uma série de atividades que devem ser executadas antes de você ser atendido, correto?
Por exemplo, você chega no consultório, pega uma senha e aguarda a secretária chamar. Você vai até ela e, se for paciente novo, a profissional precisará fazer sua ficha. Feito isso, a secretária pede para você sentar e aguardar ser chamado pelo médico.
- O que é Padronização de Processos?
- Por que padronizar processos?
- Vantagens da Padronização de Processos
- Como padronizar processos?
- Como os processos devem funcionar na prática
Agora, imagine que não exista uma ordem nas atividades e cada um age da maneira que bem entende. Uns pacientes chegam e vão direto para a sala de espera, outros já batem na porta do médico e alguns falam com a secretária primeiro.
Já pensou no caos? Justamente para eliminar uma situação caótica é que são estabelecidas as melhores práticas de como realizar um processo. No caso do nosso exemplo, o processo de atendimento médico.
É a busca pela otimização e as melhores práticas que chamamos de Padronização de Processos.
O que é Padronização de Processos?
A Padronização de Processos descreve um conjunto de regras que os colaboradores devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa. Seu objetivo é o de organizar e normatizar processos de trabalho.
Em qualquer meio, existem maneiras melhores e piores de realizar cada atividade da sua empresa.
Assim, qualquer conjunto de atividades, tarefas ou procedimentos pode (e deve) adotar a padronização de processos.
Por que padronizar processos?
A importância de padronizar processos internos está em eliminar alternativas ineficientes e propícias a conflitos.
É por meio da padronização de processos que se busca a melhor maneira de executar uma atividade. Alguns benefícios obtidos incluem:
- Reduções de erros e perdas;
- Cultura de treinamento;
- Maior transparência; e
- Redução de custos.
A padronização de processos também faz com que o processo e os responsáveis sejam conhecidos de ponta a ponta. Esta prática garante que os envolvidos tenham total entendimento das entradas e saídas.
Além disso, padronizar processos é uma vantagem competitiva. Afinal, elimina falhas, otimiza processos internos e melhora a qualidade de produtos e serviços.
Para você entender melhor a importância do assunto, acompanhe:
Vantagens da Padronização de Processos
Talvez a mais evidente vantagem da Padronização de Processos seja a de que ela melhora a clareza com relação ao fluxo de atividades, reduzindo o potencial de ambiguidade e adivinhação. Justamente por descrever etapas e instruções para realizar uma tarefa é que a padronização elimina o tempo perdido dos colaboradores ao tentarem descobrir o que deve ser feito em seguida.
Quando uma organização se preocupa com a Padronização dos Processos ela busca pela melhor maneira de realizar uma atividade. Entende-se assim que ela procura por eficiência, o que significa que padronizar processos aumenta o nível de produtividade dos funcionários.
Ainda, a partir do momento que sua empresa tem um padrão de realizar as atividades, fica mais fácil para os novos funcionários aprenderem como executá-las. Como o trabalho é realizado de maneira pré-definida, a Padronização de Processos ajuda a garantir a qualidade, especialmente porque minimiza as chances de que detalhes cruciais sejam negligenciados.
Tenha em mente que sempre que houver um padrão para realizar as atividades, as chances de erros diminuirão e quem fica feliz nessa história são os clientes. Aliás, ainda sobre benefícios da Padronização de Processos está a melhoria no atendimento ao cliente. Além de estabelecer processos padronizados para falar com os clientes e métodos para centralizar as informações, se sua organização for mais produtiva e eficiente, seus clientes sentirão esses resultados.
Como padronizar processos?
Entendemos o que é e quais as vantagens da padronização de processos. Agora é hora de colocar a mão na massa. Confira um o passo a passo para você começar a padronizar processos internos da sua empresa hoje mesmo:
1. Comunique as equipes
Transparência é fundamental. Por isso, o primeiro passo é cada líder reunir sua equipe e explicar sobre a padronização de processos, explicitando todas as suas vantagens.
Os colaboradores terão que lidar com mudanças na execução de atividades. Neste sentido, é importante explicar a eles como estas modificações são positivas e os ajudarão a serem mais produtivos, reduzindo o retrabalho.
2. Faça mapeamento de processos
O mapeamento identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente.
Essa é a etapa crucial da padronização de processos. Pois, é aqui que serão avaliadas as entradas e saídas, as atividades existentes, como são executadas, as ferramentas, os envolvidos e o objetivo.
É nesse passo da padronização de processos que o processo será desenhado ou redesenhado.
Nos casos de processos já existentes, a missão é olhar criticamente para cada um e analisar se há inconsistências ou redundâncias.
No entanto, não só os erros devem ser observados nessa etapa. Também, é importante verificar oportunidades de melhoria para otimizar os resultados do processo e da empresa.
Para conseguir enxergar o processo como um todo e desenhá-lo, é essencial criar um fluxograma. Isso pode ser feito manualmente, mas é muito mais simples e prático usar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM).
Precisa saber mais sobre como mapear processos? Confira este material completo sobre Mapeamento de Processos.
3. Documente os processos
Após os processos mapeados, é fundamental ter todos eles documentados. Essa documentação é essencial para descrever como o processo deverá ser executado em toda a empresa.
A criação desta documentação permite não apenas que a padronização de processos ocorra, mas favorece o treinamento de novos colaboradores.
Ressaltamos que a documentação deve servir como um guia. Ou seja, precisa ser simples e de fácil compreensão, principalmente para quem precisa realizar sua análise.
O ideal é utilizar uma notação gráfica padrão conhecida, como o BPMN.
4. Realize treinamentos
Como mencionamos, os colaboradores precisam estar cientes das mudanças que serão realizadas.
Neste sentido, mostre a todos eles como essas mudanças acontecerão na prática. Ou seja, prepare treinamentos específicos e apresente as melhorias do processo no geral.
Ademais, enfatize como as atividades estão interligadas, como o desempenho de cada um afeta o todo. Principalmente, aborde a importância de cada envolvido cumprir com suas tarefas dentro do prazo.
Pode ser que haja uma certa resistência, afinal, até então, não havia um procedimento a ser seguido. Isso é completamente normal, porém, é importante estar sempre aberto para o diálogo. Em pouco tempo todos perceberão os benefícios da padronização dos Processos.
5. Monitore constantemente
Quando trabalhamos com processos temos que entender que eles têm como função otimizar e simplificar.
Portanto, fique atento se existem oportunidades de melhoria. Ou, se ainda existem inconsistências ou questões a serem corrigidas.
Mais uma vez, é sempre importante manter um diálogo aberto. É natural que sejam propostas melhorias e isso é muito válido. Lembre-se que processos tratam de melhoria contínua, por isso, insira esta prática em sua cultura organizacional.
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E como padronizar processos na prática?
Ok, já vimos como um processo deve ser padronizado. Agora precisamos entender como esse fluxo de trabalho funcionará na prática.
As atividades que passaram pela padronização de processos seguem uma cadeia de tarefas, com responsáveis e prazos definidos.
O indicado é contar com uma ferramenta que trate tanto da execução dos processos quanto do controle e análise de resultados.
Neste sentido, a melhor solução é o Business Process Management (BPM). Basicamente, o BPM gerencia todo o processo, automatizando as etapas e otimizando a execução, proporcionando ganhos em produtividade e desempenho.
Qual solução BPM escolher?
A padronização de processos cria padrões e critérios que colaboradores de uma organização devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa.
Seu objetivo é o de deixar a empresa mais produtiva e, com isso, aumentar a lucratividade do negócio. Mas, para que tudo isso seja realizado da maneira adequada, conte com o auxílio da tecnologia.
O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio, proporcionando a padronização de processos. Além disso, confere clareza na comunicação, relatórios de análise, integração entre sistemas, entre outros.
Desta forma, a Neomind oferece a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e todos os envolvidos no processo.
As ferramentas BPM e BPMS são capazes de padronizar processos, reduzindo custos, gerando controle, análise e rastreabilidade. Por isso, experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove a importância de padronizar processos internos.
Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição para esclarecimentos.
Ou, se preferir, escreva um comentário sobre este material, ou qualquer dúvida que possua sobre a padronização de processos.
Aproveite e se aprofunde nos assuntos que envolvem a gestão de processos aqui mesmo, no blog da Neomind:
O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
Por que as organizações buscam automatizar seus processos?
Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?
