Por 
Para começar, o processo de automação de processos com software BPM é o próximo passo a ser dado pelas organizações que implementaram a Gestão por Processos. Isso porque, para poder automatizar processos em uma empresa, a cultura de Gestão por Processos deve estar amadurecida.
Em um primeiro momento, é comum as empresas não automatizarem os processos em 100%. Muitas vezes, algumas atividades que poderiam ser automatizadas acabam ficando em rotinas parcialmente manuais por questões de conflito entre regras de negócio. Após um período de ajuste e implementação da cultura de Gestão por Processos é que vemos a automatização destas atividades.
O objetivo principal da implantação do BPM é definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar procedimentos organizacionais gerando métricas de todos os processos. Portanto, automatizar processos da sua empresa com BPM significa que algumas informações importantes para as tomadas de decisões estratégicas são geradas mais precisamente.
Veja tudo sobre a Automatização de Processos neste webinar:
Alguns casos comuns de implementação de automatização
Automatizando uma central de atendimento
Muitas empresas possuem uma caixa de correio para a qual são enviadas reclamações, ouvidoria, ou outro tipo de e-mail de recepção massiva. Para automatizarmos basta colocar uma inteligência bem simples como “ler esta caixa de e-mail” com base em regras informadas pelo usuário. Esta automatização passa a classificar os e-mails e, assim, o antigo responsável poderá realizar tarefas mais produtivas do que simplesmente classificar um e-mail.
Indústria 4.0
Outro exemplo é na área da indústria. Já estamos vivendo a quarta revolução industrial, chamada de Indústria 4.0, na qual os equipamentos estão integrados aos sistemas de gestão da empresa. É muito comum as organizações realizarem vistorias do seu produto no chão de fábrica em papeis contendo checklists com os itens a verificar.
Após o checklist estar preenchido, o mesmo é depositado em uma caixa e segue seu processo de digitalização/armazenamento. Porém, se tivermos que realizar uma auditoria, ou rastrear um dia e hora específicos, a tarefa será bastante onerosa. Agora, se implementarmos um processo de controle com o BPM e atrelado a isso fornecermos um dispositivo móvel aos operadores que realizam este checklist, já estaríamos coletando em tempo real as informações dos equipamentos.
Vamos um pouco mais longe. Imagine a seguinte inteligência: quando o operador informar que a matéria-prima está abaixo de um % determinado, um processo é iniciado ao setor de compras. Quanto tempo não teríamos ganho? Só o fato do operador ter que preencher uma requisição de compra por falta de material ia ser um bom tempo perdido em atividades que podiam agregar valor.
Automatizando contas a pagar e armazenando de forma automática as notas
Na área de recebimento, todo dia, no final do expediente, precisamos imputar as notas recebidas e enviadas. Aqui podemos fazer uso de tecnologias de mercado, como OCR, para realizar a leitura de notas digitalizadas e processadas automaticamente. Ou, ainda, se recebermos os XMLs das notas fiscais automatizar sua recepção e validar no SEFAZ, algo que muitos ERPs já oferecem.
Agora podemos integrar isto ao BPM e disparar atividades de verificação de mercadorias recebidas das notas que são processadas. Além disso, o sistema pode notificar as áreas afetadas e as notas, separadas por fornecedores/clientes/mês/ano, podem ser organizadas automaticamente no sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Os exemplos citados são uma pequena parte do mundo de processos automatizados com o BPM. Cada dia mais o BPM faz parte das organizações. Como você pode ver, o BPM não fornece somente um processo estruturado, transparente e organizado, mas é também uma ferramenta de auxílio para a gestão do conhecimento.
5 Passos para automatizar processos
Abaixo elencamos o passo a passo para a automatização de processos com um software de BPM:
1 – Converse com os donos dos processos
Antes de automatizar processos já existente devemos entender o negócio por trás, suas regras e motivos de ele ser do jeito que é.
2 – Identifique os gargalos
Após a implementação de processos muitas atividades que antigamente eram manuais passam a ser mais eficientes, mas ainda assim sempre há espaço para melhorar. Por exemplo, se um funcionário faltar, o processo para?
3 – Planeje a automação
O que precisamos para automatizar processos? Será necessário desenvolvimento? Aquisição de novos sistemas? O sistema com o qual preciso integrar permite este tipo de integração?
4 – Implantação
Hora de implementar a automação. Realize treinamentos com os usuários afetados, explique a mudança e como ela melhorará no seu dia a dia. É muito importante que os usuários afetados entendam o motivo e os benefícios. Lembre-se que o pior inimigo é a falta de entendimento!
5 – Monitore
É muito importante monitorar o comportamento das automações criadas. Com o monitoramento conseguiremos as métricas necessárias para justificar os possíveis gastos gerados e mostrar aos stakeholders a importância destas automações.
Analise a viabilidade de investimento em uma solução de BPM em nossa calculadora gratuita. Baixe agora!
Para fecharmos
Com as novas tendências de Machine Learning e Big Data cada dia mais fortes, as soluções BPM estão se tornando cada vez mais importantes no momento de automatizar processos aplicando o conceito de RPA (Robotic Process Automation). Temos um artigo sobre o assunto. Para saber mais, acesse: O que é o Robotic Process Automation (RPA) e como os processos de negócios podem ganhar com a tecnologia?
