Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

Oferecer um diferencial – ou algo melhor nas mesmas condições -, vem tornando-se imprescindível para muitas organizações, especialmente devido à ampla concorrência imposta pela era atual. Para isso, diversos métodos devem ser usados a fim de proporcionar o melhor aos clientes, ou até mesmo à própria empresa.

Pensando nisso é que a automatização dos processos tornou-se algo indispensável para muitas organizações. Mas, o que o assunto tem a ver com “proporcionar o melhor aos clientes”?

Para começar: o conceito de Processos de Negócios

Segundo Laudon, um Processo de Negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas. Refere-se, ainda, às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma determinada empresa.

Organizações são compostas por coleções de processos de negócios que as mantém e permitem a geração de produtos ou serviços fornecidos a um consumidor, seja ele externo ou interno. Esses processos possuem grande importância para a construção da imagem organizacional e influenciam diretamente nos ganhos da empresa.

Em resumo, podemos dizer que:

• Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações;
• Processos de negócios devem agregar valor ao cliente ou a outros processos;
• Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output);
• Nos processos de negócios os insumos (materiais, conhecimento etc.) são transformados em resultados (produtos e serviços);

Um processo de negócio estruturado mostra o que deve ser realizado, como deve ser realizado e quem é o responsável. Assim, ele traz a sequência lógica das atividades e determina como o trabalho será feito na organização.

Existe uma classificação para os processos de negócio, que não é o foco deste artigo, mas a título de conhecimento, os mesmos são divididos em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos Gerenciais. Vale ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo.

Por que automatizar os Processos de Negócios?

Após entender o conceito de processos de negócios, podemos partir para uma exemplificação. Imagine que você esteja precisando de um celular novo e decide fazer a compra em um site. Você conclui a compra e o departamento de vendas recebe seu pedido. O mesmo é enviado para a contabilidade, para que seja confirmado o recebimento do pagamento pelo produto. Após realizada a confirmação, o departamento de estoque irá preparar seu pedido para envio. Depois de enviado, o pedido será acompanhado pelo departamento de vendas que dará o suporte necessário a você.

O que seria uma simples compra de um celular torna-se uma sequência de passos com diversas informações que devem fluir de maneira rápida, pois o cliente não deseja esperar um longo período para receber sua encomenda. A partir desse ponto entramos na automatização dos processos de negócios, pois é com ela que podemos obter controle e visibilidade entre os departamentos isolados e ter um ambiente mais coeso, eliminando barreiras.

Quando você automatiza seus processos, todas as informações que circulam entre os diversos locais são fundamentais e permitem que as atividades sejam desenvolvidas com sucesso (e sem que haja incompatibilidade de informações).

Os benefícios que a automatização pode trazer para sua organização são vários:

• Identificação de gargalos: com processos automatizados é possível identificar gargalos no momento em que ocorrem, minimizando seus impactos e acelerando o poder de reação;
• Redução de mão de obra: com automatização o sistema envia as informações de forma ágil e rápida, reduzindo e até eliminando a necessidade de reproduzir registros, atividades repetitivas, burocráticas e retrabalho;
• Atendimento mais ágil: ter um atendimento ágil torna-se um diferencial nos momentos atuais. Isso é possível com a automatização, pois no momento em que a informação é disponibilizada, a mesma já é transmitida, agilizando e otimizando o atendimento;
• Melhor qualidade de análise: obter análises completas com conteúdo de grande relevância ajuda na geração de relatórios e oferece informações estratégicas para a organização, contribuindo com o crescimento do negócio;
• Auxilia gestores: em uma organização um gestor toma inúmeras decisões que podem ser positivas ou negativas dependendo das informações que ele possui. Relacionando com o benefício anterior, ao obter uma melhor análise com as informações relevantes, a probabilidade de tomar uma decisão assertiva é muito maior.

Concentrar seus processos de negócios de forma automatizada é benéfico para todos que fazem parte ou possuem relação com a organização. Pode ser uma fonte de vantagem competitiva permitindo que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus competidores. Por outro lado, pode ser negativo se utilizado de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e eficiência da empresa.

Concluindo

Para encerrar: por que as organizações buscam automatizar seus processos de negócios? Porque a partir da automatização o acesso às informações fica mais ágil e fácil. Com isso, essas empresas obtém diversos benefícios que ajudam em seu crescimento e fazem com que se destaquem com relação à concorrência.

A automatização ajuda, também, no controle do fluxo das atividades da organização, na administração das tarefas cotidianas, na gestão das tomadas de decisões e na realização de planejamento estratégico, pois para tal se faz necessário ter confiabilidade das informações (e isso, como vimos, é proporcionado pela automatização de processos).