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Mesmo sem saber seu mercado de atuação ou o tamanho do seu negócio, temos certeza de que, diariamente, sua empresa precisa trabalhar com um volume considerável de papéis e documentos. Tendo em conta o crescimento e evolução dos negócios, é muito comum que algumas empresas cometam erros na gestão de documentos. Principalmente, se não operarem com um sistema automatizado de gestão.
A gestão documental é um conjunto de práticas que garantem que todo o processo documental, desde a origem até o armazenamento e uso, seja adequado às normas e contribua para que haja agilidade, comunicação e informação.
Para que sua empresa não sofra com os malefícios da falta da gestão de documentos, confira se você está cometendo alguns desses 7 erros e descubra como solucioná-los.
1. Dependência excessiva de papel na gestão de documentos
Infelizmente, muitas companhias continuam realizando seus processos e atividades com o uso de papel. Essa resistência é causada por inúmeros motivos, como o desconhecimento de ferramentas tecnológicas eficazes.
A persistência no uso de papéis para a documentação acarreta em processos lentos, ineficientes, propensos ou com alto número de erros. Além disso, o grande volume de papéis consome grande parte do valioso espaço físico.
Hábitos arraigados como a familiaridade do material impresso, desconhecimento e medo do ambiente digital, infraestrutura inadequada e falta de treinamento potencializa a dependência do uso do papel.
A falta da cultura paperless é perigosa. O papel se deteriora com o tempo, e os dados são propensos a extravios, descarte errado e até incidentes incontroláveis, como enchentes, incêndios, etc.
O combate a essa dependência do uso do papel inicia com a busca por informações sobre tecnologias cabíveis, como uma plataforma de gestão de documentos. Essa ferramenta é capaz de trazer inúmeros benefícios, como processos mais simples e seguros, e incentivar a mudança da cultura organizacional.
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