O que você precisa saber antes de desenhar um diagrama de fluxo de processo?

Modelar um diagrama de fluxo de processo pode ser uma tarefa complicada para quem nunca o fez ou não tem o conhecimento adequado. É justamente com a finalidade de tornar esta tarefa mais fácil que dedicamos este artigo.

Antes de começar, precisamos falar do conceito: um diagrama de fluxo de processo nada mais é do que uma representação gráfica de todas as atividades envolvidas na entrega de um produto ou serviço. Essa representação utiliza de uma simbologia, portanto, para conseguir compreender o que cada simbologia significa, bem como para modelar um diagrama, é necessário ter conhecimento dos seis termos que são detalhados a seguir.

Termos de um diagrama de fluxo de processo

Os termos que explicaremos são:

• Raia
• Evento Início
• Atividades
• Fluxos
• Decisões
• Evento Fim

Raia

É a representação dos papéis ou grupos que estão envolvidos no processo e que executarão as atividades. Categorizá-los é uma boa forma de diminuir a exclusividade de quem participa da raia, e isso facilitará a manutenção do processo, caso necessário. Desse modo, ao invés de informar na raia o nome do Gestor do RH que participará da aprovação de uma atividade no processo, por exemplo, basta informar o nome do papel/grupo envolvido. Ao fazer isso, se outros gestores do RH também participarem da aprovação, não será necessário informar todos os nomes.

Evento Início

É o evento que indicará o início do processo. No Fusion Platform este evento é representado por uma pequena circunferência.

Atividades

São as tarefas essenciais para a entrega do produto ou serviço, isto é, sem elas não é possível seguir a lógica do processo. Caso tenha dificuldade em identificar quais são essas tarefas, você pode identificá-las como as ações que têm no processo, por exemplo, preencher formulário, registrar solicitação, notificar gestor, aguardar aprovação do gestor, encaminhar formulário para RH. No diagrama, as atividades são representadas pela forma geométrica de um retângulo arredondado.

Fluxos

São as conexões que unem os elementos do diagrama uns aos outros e que dão a sequência no processo. No Fusion Platform é representado por uma seta.

Decisões

Nem sempre o fluxo de término de uma atividade – e o início da próxima – é seguido por um fluxo contínuo e simples. Muitas vezes é necessário dividir o fluxo em dois ou mais caminhos que serão executados simultaneamente, ou, ainda, validar alguma informação preenchida na atividade anterior para que o fluxo do processo continue. Existem três classificações para as decisões.

• Decisão exclusiva: o sistema validará se as condições informadas na atividade anterior são verdadeiras ou falsas. Dependendo do resultado, o processo seguirá o fluxo que atende às condições definidas no processo.
• Decisão paralela: o sistema seguirá mais que um caminho simultaneamente sem validar qualquer condição. Esta decisão pode ser utilizada quando é necessário que uma mesma atividade seja iniciada no mesmo instante para diferentes raias que possuem suas particularidades.
• Decisão inclusiva: parecida com a paralela, pois pode seguir vários caminhos simultaneamente. No entanto, ela também possui a possibilidade de validar condições. Assim, o fluxo só avançará para as próximas atividades se atender às condições.

Evento Fim

É o evento que indicará o término do processo. No Fusion Platform este evento também é representado por uma pequena circunferência.

Concluindo

A simbologia descrita aqui pode ser vista no módulo de Gestão de Processos do Fusion Platform (que se baseia em normas técnicas). Sabendo destes seis termos você está pronto para conseguir modelar o diagrama de fluxo de processo de sua empresa.

Caso queira conhecer mais sobre o módulo de Gestão de Processos do Fusion Platform, você pode entrar em contato conosco.

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