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Na era digital é inadmissível que empresas continuem atuando com documentos físicos. Uma solução de gestão de documentos é crucial não apenas para organizar os arquivos, mas para otimizar os processos, melhorar a segurança e aumentar a produtividade.
Empresas que não possuem os documentos automatizados sofrem com custos de armazenamento, altos índices de riscos, perda de informações e ineficiências.
Capaz de trazer uma série de benefícios, esse é um tema complexo que deve envolver todas as áreas da companhia, assim como seus processos e pessoas.
Considerando o quanto esse tipo de gestão transforma positivamente o seu negócio, entenda como implementar uma solução de gestão de documentos.
Por que a gestão de documentos é importante?
A gestão de documentos é um processo que compreende a geração, organização, arquivamento e descarte correto e seguro dos documentos. Isso engloba todos os tipos de papéis existentes em uma companhia.
Por trazer uma série de vantagens competitivas, é importante considerar a natureza dos documentos e suas especificidades. Além disso, a gestão demanda da estipulação de diretrizes de classificação e permissão de acesso.
De modo geral, a gestão de documentos garante que a empresa atinja seus objetivos tornando as rotinas mais produtivas.
Outra questão é a organização e acessibilidade aos documentos. Ao optar por implementar uma solução para a gestão de documentos, a tratativa dos arquivos muda.
Adotar uma solução tecnológica como o Fusion Platform possibilita encontrar qualquer documento de forma rápida e simples. Também evita a duplicação de informações, perda de documentos, erros e riscos relacionados à extravios e não conformidade.
Com destaque para o fato de que as informações sempre são precisas e atualizadas, elas são acessadas diretamente pela internet, contribuindo com a mobilidade corporativa.
A implementação envolve uma série de etapas críticas, começando pela avaliação das necessidades da organização, seguida pela escolha da tecnologia apropriada e a integração com os processos existentes.
Implementando a gestão de documentos
Embora possa parecer uma missão muito complexa, seguindo alguns passos simples a implementação de um sistema para a gestão de documentos é prática e simples.
De maneira simplificada, primeiramente, é essencial realizar uma análise detalhada dos fluxos de trabalho atuais e identificar os pontos de ineficiência e risco. Em seguida, é hora de escolher uma plataforma robusta, como o Fusion Platform.
E, por último, a implementação propriamente começa com a categorização dos documentos existentes. Depois, a configuração das permissões de acesso, e então a criação de workflows automatizados integrados a documentos.
Avaliação das necessidades da organização
O primeiro passo da gestão de documentos é entender o que, exatamente, a empresa precisa. Nesse caso, será preciso selecionar um departamento para que a transformação possa acontecer de maneira gradual.
Já na fase inicial deverão ser estipulados metas e objetivos que devem ser alcançados. Definir valores específicos, como um percentual de aumento de produtividade, facilita o acompanhamento dos resultados.
Sabendo onde se quer chegar, é hora de entender como as atividades acontecem atualmente. Analise o fluxo de atividades para identificar os tipos de documentos gerados, o nível de complexidade e como devem ser gerenciados. Quanto mais detalhada for essa etapa, melhores resultados poderão ser obtidos.
Escolha a tecnologia apropriada
A solução para a gestão de documentos é a grande aliada na missão de transformar digitalmente sua companhia. Por isso, escolha sabiamente.
Tenha em mente que essa solução precisa ser capaz de sanar as necessidades do negócio e atingir os objetivos traçados.
O Fusion Platform é uma ferramenta que auxilia na gestão de processos, documentos, indicadores, riscos e assinatura digital.
Além da automatização dos processos, todos os documentos são gerados ou digitalizados pela solução. Isso proporciona um repositório muito mais organizado, acessível e com informações centralizadas.
A solução é totalmente amigável, personalizável e escalável para atender as especificidades do negócio. Também possui total integração com outros sistemas, possibilitando coletar dados e documentos de diferentes origens.
Implementação da solução
Implementar uma solução de gestão de documentos, como o Fusion Platform, é muito simples. Como estamos trabalhando com registros, o novo fluxo de atividades deve ser estipulado de forma que compreenda a automatização.
Nesse sentido, devem ser aplicadas melhorias, como o uso de formulários, workflows automatizados e permissões de acesso:
- Configurar permissões de acesso: antes que o documento seja publicado, o Fusion Platform permite que seja definido qual usuário ou grupos de usuário terão acesso ao seu conteúdo. Com a criação de perfis há gerenciamento da interação entre os registros e quem pode visualizar, ler, criar ou modificá-los. Por estarem organizados em pastas e subpastas, pode haver diferentes níveis de permissão, isso enfatiza o alto nível de confiabilidade. Outro ponto de destaque é a possibilidade de enviar notificações quando um documento for anexado, precisar de assinatura ou está próximo do seu prazo de expiração;
- Criação de workflows automatizados: consiste em definir um fluxo lógico e ordenado para que ações e etapas sejam cumpridas. É preciso definir o que irá iniciar cada ação para que sejam configuradas propriamente. Sempre teste o fluxo para garantir que ele foi elaborado e funcione conforme a rotina da empresa;
- Criação de formulários: nada melhor para a gestão do que a padronização. Por isso que o Fusion Platform disponibiliza funcionalidades para criar formulários totalmente personalizados. Ou seja, fique livre para criar campos variados, como caixas de textos, seleções, botão de opção, entre outros. Acrescente condicionadores para que campos sejam apresentados conforme a resposta de cada usuário.
A implementação de uma solução GED deve ter como premissa a melhoria contínua. Isso significa que sua companhia precisa acompanhar o desempenho e analisar os resultados para identificar oportunidades para aprimorar ainda mais a gestão dos documentos e processos de modo geral.
Conhecendo mais o módulo GED do Fusion Platform
Por ser completa, o Fusion Platform é uma solução que apresenta uma série de funcionalidades que trazem benefícios inestimáveis.
O módulo GED centraliza o armazenamento, facilita a recuperação e garante a segurança dos documentos. E, também conta com:
- Organização e indexação: documentos são classificados e organizados para facilitar a busca e a recuperação;
- Controle de versões: todas as modificações são registradas e rastreáveis pelo sistemas para que o documento seja íntegro. Todo usuário que acessa o repositório tem conhecimento da versão que está sendo acessada;
- Segurança: com controle de acesso os dados sensíveis ficam protegidos contra acesso ou uso indevido. O usuário pode habilitar e registrar diferentes tipos de autenticações;
- Assinatura eletrônica integrada: permite que documentos, como contratos, sejam assinados de maneira digital com a mesma validade jurídica de um arquivo físico. Inclusive, os assinantes não precisam ter usuários no Fusion Platform. A solicitação pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp, garantindo total praticidade e conveniência;
- OCR: é uma tecnologia que reconhece o texto e extrai informações de documentos digitalizados. A automatização permite coletar e preencher informações de maneira rápida, ágil e sem erros;
- Auditoria: pela rastreabilidade a auditoria é facilitada, principalmente na conferência de acessos, atualizações e comprovação de conformidade.
Além disso, o desempenho dos processos e da empresa em geral pode ser acompanhado na Central Analytics. Assim como, os riscos podem ser gerenciados e sanados no módulo de Gestão de Risco.
Trazendo uma série de impactos positivos, a gestão de documentos é mais do que uma necessidade, é o diferencial que proporciona competitividade. E, pode ser o fator que manterá a empresa eficiente para enfrentar o mercado competitivo.
Transforme seu negócio hoje mesmo. Experimente o Fusion Platform e tenha seus documentos em um só lugar, fáceis de encontrar e prontos para serem usados.
