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Sua empresa já adota o ECM para organizar e gerenciar os documentos de maneira prática, segura e eficiente? Ou, os arquivos digitais estão espalhados em pastas confusas e de difícil acesso?
A Gestão de Conteúdo Empresarial é capaz de transformar como uma empresa trabalha com suas informações. Oportuniza aumento de produtividade, redução de custos e faz com que as decisões sejam baseadas em dados reais.
Essa é uma importante ferramenta para garantir a eficiência, segurança e acessibilidade. Por isso, entenda como o ECM beneficia o ambiente empresarial e como implementá-lo em sua organização.
O que é ECM?
O ECM é uma sigla originária das palavras Enterprise Content Management, ou Gestão de Conteúdo Empresarial.
Consiste em uma combinação dinâmica de estratégias para a gestão de documentos, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de uma empresa. Esta é a definição de ECM proporcionada pela AIIM – Association for Intelligent Information Management.
Não se trata de uma única tecnologia, metodologia ou processo. Mas, de uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas que dão suporte aos processos organizacionais durante todo seu ciclo.
Neste sentido, esta ferramenta consiste no gerenciamento de todo conteúdo da empresa. Assim, não aborda somente papeis, mas e-mails, vídeos, imagens, mensagens de texto, conteúdo de mídia social, documentos em formato word ou planilhas de Excel, por exemplo.
Neste cenário, é possível dizer que o ECM gerencia todo o conteúdo que suporta os principais processos organizacionais, durante todo o seu ciclo de vida.
Como o Enterprise Content Management é composto
Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
- Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc.);
- Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
- Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
- Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como o arquivamento. Abrange a prática de proteger os conteúdos para que estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
- Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
Agora que você já entendeu o que significa a sigla ECM e as fases que consistem, é importante compreender uma característica muito importante: o gerenciamento de conteúdo empresarial permite que documentos e processos da empresa saiam do papel.
Ao mesmo tempo que agrega inteligência aos dados estratégicos e oportuniza uma gestão mais rápida, eficaz e objetiva.
Então, fica o questionamento, por que adotar esse tipo de solução? Quais são os motivos que realmente justificam utilizar um software de Gestão de Conteúdo Empresarial?
Quais os benefícios para uma empresa que adota um ECM?
As vantagens obtidas por uma empresa que adota uma solução ECM são muitas. Ela pode, até mesmo, ser considerada um diferencial competitivo.
Para entender mais sobre isso, confira os principais benefícios proporcionados pela gestão de documentos:
- Agilidade no processo: com arquivos digitais organizados, é possível capturar informações de qualquer tipo de conteúdo. As informações ficam centralizadas e armazenadas de forma segura e disponível durante todo o processo. Independentemente de tempo e local de acesso;
- Economia de Espaço: organiza de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
- Recuperação Rápida: por estarem armazenados de maneira digital, é possível estipular permissões para procurar e encontrar as informações de forma ágil. O armazenamento pode ser feito em nuvem, evitando que o documento se perca, facilitando a recuperação, quando for necessário;
- Redução de custos: gera economia com aquisição de papel, já que os gastos com impressão são reduzidos. Também não há gastos com armazenamento e acervo físico. Potencializa a implementação da cultura paperless;
- Produtividade: gera otimização do tempo e agilidade na execução dos processos ao permitir acessar um documento rapidamente.
- Garantia de Segurança: as soluções de ECM garantem a seus usuários flexibilidade de controle sobre documentos, tanto para pastas, como para um documento individual.
- Controle de Versionamento: funcionalidade que permite controlar as versões dos documentos, garantindo que usuário tenha acesso ao documento atualizado. Além disso, mantém histórico registrado, e assegura que as alterações sejam sempre realizadas a partir da última versão validada;
- Compartilhamento da Informação: facilita atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes;
- Integração: integra diversas áreas de uma empresa, além de sistemas, clientes e fornecedores.
Será que minha empresa precisa de ECM?
O que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você ainda estar se perguntando “a gestão de documentos é para minha empresa”?
A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial seja implementada, você perceberá que essa ferramenta é algo vital para a sua estratégia.
No entanto, para que um software ECM seja bem implementado, é preciso escolher a ferramenta adequada. Considerando, principalmente, que seja uma solução amigável e facilmente personalizada ao seu negócio e às suas necessidades.
Contando com uma solução completa para a gestão dos documentos, você tem a liberdade de configurar as análises e relatórios para melhor atender às suas necessidades. Isso contribui para que as decisões sejam baseadas em informações precisas e capazes de alavancar os resultados.
Com o Fusion Platform os arquivos podem ser armazenados em pastas e subpastas de maneira lógica e intuitiva. Os documentos podem ser encontrados rapidamente com o uso de filtros como palavras-chave, autor, processos e outros critérios.
Inclusive, com o chatbot de IA você pode fazer perguntas sobre o documento e obter todas as respostas diretamente pelo chat. Essa prática agiliza a análise e a extração de informações.
O controle de versões mantém todo o histórico das alterações dos documentos e seus responsáveis. E, como os documentos estão disponíveis em uma única plataforma, toda equipe pode trabalhar em tempo real para editar ou conferir edições nos arquivos.
O ECM da Neomind conta com todos os mecanismos de segurança e proteção, como exigências de autenticação com senhas e controle de acesso. Também cumpre com todas as normas e regulamentações da LGPD garantindo confidencialidade e controle de acesso às informações.
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