5 benefícios da Automatização de Processos

Em O que é Gestão de Processos (BPM), vimos que um dos benefícios da implantação da gestão por processos através de uma ferramenta BPMS é a possibilidade de automatizar os processos da empresa. Mas afinal, quais são os benefícios de automatizá-los?

Confira neste artigo o que é a automatização de processos de negócio (BPA), quais são seus principais benefícios e como começar agora mesmo a automatizar os processos da sua empresa.

Assista também ao webinar sobre os benefícios da automatização de processos!

O que é Automatização de Processos?

Em nosso glossário de BPM vimos que a Automatização de Processos de Negócios, tradução de Business Process Automation (BPA), consiste na estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de uma empresa através da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo de modelagem, execução e medição de desempenho. O BPA tem como objetivo aumentar a produtividade, atuando principalmente em processos burocráticos e repetitivos, através de soluções tecnológicas (softwares), a fim de reduzir custos, recursos, erros, tempo de execução e investimentos.

Diferença entre Automatização de Processos e Automação de Processos

Embora muitos utilizem estes dois termos para a mesma coisa, Automação e Automatização possuem significados diferentes. Quando o assunto é BPM, o termo correto é “Automatização de Processos”, pois se refere a mecanismos ou sistemas que necessitam da ação humana para definir parâmetros.

Já o termo Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, que realizam correções e melhorias sem (ou quase sem) a necessidade de interferência humana. Podemos utilizar como exemplo os câmbios dos automóveis: automático e automatizado. O câmbio automático é composto por um mecanismo que providencia a troca automática das marchas, enquanto que no automatizado o mecanismo é o mesmo do câmbio manual com a adição de um sistema que auxilia na troca das marchas.

Benefícios da Automatização de Processos

Para entender melhor, listamos abaixo cinco benefícios da automatização de processos:

Qualidade e consistência
A automatização de processos garante que todas as ações sejam realizadas de forma padrão, resultando em alta qualidade e resultados confiáveis.

O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo, se você automatiza um processo de follow-up da área de atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de experiência ao serem contatados pela sua empresa.

As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e economia de tempo permitem que você comece a se preocupar com outras questões, como por exemplo desenvolver novas funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua qualidade, tempo ou custo de produção.

Economia de tempo

Sabemos que atividades manuais tomam tempo e que geralmente são realizadas por seres humanos que tendem a cometer erros e obter inconstância em relação à qualidade. Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar tempo para ser despendido em atividades que adicionam real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos colaboradores e resultando em mais inovação.

A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade da empresa.

Visibilidade das métricas

Para manter a vantagem competitiva e até mesmo evolução dos processos (novas versões) é preciso monitorar, avaliar e modificar constantemente os processos do negócio.

Com a automatização de processos, indiferente do tipo de processo que sua empresa optou por automatizar (seja do financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros), é possível registrar de forma precisa métricas chaves que fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do negócio como um todo.

Redução de custos e melhoria contínua
Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para realizar uma tarefa (visto que de forma manual elas são realizadas uma por vez, em uma frequência mais lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para sua conclusão com sucesso. A automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

Além disso, a automatização não só garante que os processos funcionem de forma eficiente, mas que erros sejam eliminados e que suas práticas sejam constantemente aprimoradas, uma vez que, após a modelagem de um processo, apenas sua automatização permite acompanhar o desempenho do processo através de KPIs.

Redução do tempo de resposta

A automatização dos processos permite que as empresas simplifiquem seus processos de negócio. Ao eliminar as atividades desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros.
Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os colaboradores quanto para clientes.

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Com o Fusion Platform é possível automatizar processos com facilidade, sem necessidade de programação. Nossa solução conta com diversos fluxos prontos, como por exemplo o Acelerador de Gestão de Viagem, que facilita a gestão corporativa, desde o momento da solicitação, adiantamento de valores, preparativos e prestação de contas até o ressarcimento das despesas para o profissional ou para a empresa.

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Referências

Soliditech, Techopedia, Galirows, Infopedia