Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel

Sabe aquela imagem de arquivos físicos abarrotados de documentos, ou daquelas inúmeras pastas em cima da mesa de um profissional, cheias de papéis nos quais as informações se perdem? Pois bem, está na hora de tirar essa imagem da cabeça porque estamos falando de uma nova cultura organizacional: trata-se da Era Paperless.

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Traduzindo em bom português paperless significa sem papel. Como o nome sugere, o conceito aborda a eliminação dos papéis nas atividades rotineiras da empresa e a entrada na esfera dos documentos eletrônicos. Em outras palavras, significa entrar, de maneira definitiva, na era digital.

Uma expressão bem comum que envolve este tema é Going paperless, que de maneira geral significa adotar um sistema informatizado capaz de substituir a utilização do papel (seja parcial ou integralmente). Assim, entrar na era sem papel refere-se a mover documentos, registros e arquivos para o formato digital.

Você pode se perguntar: mas o que minha empresa ganha com isso? Para responder a essa pergunta e entender um pouco melhor sobre como mudar para um ambiente empresarial sem papel, convido você a seguir a leitura deste artigo.

Por que minha empresa deveria tornar-se paperless?

Aqui no blog já falamos sobre as mudanças no mercado de TI e comentamos sobre a era da informação. Na ocasião, abordamos também as dificuldades enfrentadas pelas empresas para gerenciar uma quantidade cada vez maior de conteúdo. Dar um passo para uma gestão empresarial paperless significa facilitar o gerenciamento da informação corporativa e protegê-la da melhor maneira possível. Outros benefícios incluem:

• Ganho de produtividade: sabe quando você pesquisa uma palavra em um texto clicando em Ctrl + F? Ao ter os documentos armazenados em um sistema próprio para esse fim, toda vez que alguém for procurar por um documento, o próprio sistema, com um comando seu, fará esta busca. Isso significa que as horas gastas procurando arquivos ou encontrando a informação adequada pode ser usada de maneira muito mais produtiva a favor da empresa. Lembre-se: no ambiente paperless as informações dos documentos estão a alguns cliques de distância.
• Melhora na eficiência: justamente por conseguir localizar as informações de maneira mais rápida e divulgá-las no tempo certo é que a empresa ganha em eficiência. Isso é uma questão primordial em tempos atuais. Imagine a gestão de contratos, por exemplo. Com todos os contratos armazenados em um sistema, acompanhar o ciclo de vida de cada um deles fica muito mais fácil. O próprio software pode enviar notificações sobre prazo de validade de um documento. Isso evita, por exemplo, que sua empresa perca o prazo de renovação com um fornecedor e acabe no prejuízo.
• Aumento de segurança: o acesso aos documentos digitais é restrito, ou seja, somente pessoas autorizadas conseguem visualizá-los e fazer modificações. Além disso, várias camadas de segurança protegem arquivos digitais (que também são criptografados). Isso sem contar que ao ter a documentação digitalizada, em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde. Para saber mais, recomendamos a leitura do artigo Por que as líderes de tecnologia utilizam a nuvem computacional?
• Meio ambiente: mais do que nunca, é primordial que empresas se mostrem eco-friendly (amigas do meio ambiente). E isso, sem dúvidas, significa diminuir o uso do papel. Ou, utilizando o conceito mais técnico, tornar-se paperless.
• Governança Corporativa: falando primeiro em conceitos, a Governança Corporativa estabelece boas práticas a fim de aumentar a confiança dos stakeholders perante os administradores da empresa. Um ambiente paperless protegido por um software (no próximo tópico falamos sobre isso) dá essa segurança e favorece a transparência das informações.
• Redução de custos: nada de gastos com material de escritório, papéis e cartucho para impressora. Going paperless significa também economizar energia.

Ok, mas como mudar para um ambiente paperless?

Entendemos que fazer uma empresa tornar-se paperless pode parecer missão impossível, mas pode ter certeza que você pode começar agora mesmo. Como? Dê uma olhada nas dicas abaixo:

1. Comece digitalizando documentos: esta primeira etapa pode demandar um esforço maior, afinal, quantos papéis sua empresa tem? Com certeza são inúmeros os documentos e, por isso, a tarefa de digitalização pode ser trabalhosa. No entanto, viver sem papel requer um esforço, mas garantimos: o ônus é muito menor que o bônus.
2. Elabore uma estratégia para eliminação de documentos: o que você fará com os documentos digitalizados? O ideal é tê-los armazenados fisicamente entre 30 e 90 dias. Isso eliminará qualquer possibilidade de erro que possa ter ocorrido no processo de digitalização.
3. Converse com os colaboradores: o principal ativo da sua organização não pode ficar de fora do processo. Por isso, é necessário explicar o motivo e os benefícios em ser uma organização sem papel. Mantê-los engajados é essencial e fundamental para o sucesso da estratégia.
4. Não esqueça de um sistema próprio para controlar os documentos da era paperless: além de ser muito mais seguro, ao ter um sistema de gestão de documentos diversas tarefas do ciclo de vida do documento são automatizadas. Isso é sinônimo de segurança, já que todos os arquivos ficam armazenados em um só lugar e são acessíveis em tempo real para as pessoas autorizadas, o que garante confiabilidade e agilidade. Somado a isso, softwares específicos para esse fim possuem aplicações para Certificados Digitais. Isso significa que documentos são armazenados de forma legal, possuindo, inclusive, validade jurídica.

Como a Neomind vem se tornando uma empresa paperless?

No início de 2016, a Neomind implementou a gestão eletrônica de documentos nos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos. O grande objetivo, além da redução de custos, era ter segurança que os documentos estavam sendo armazenados na forma correta para que a informação estivesse preservada com o passar do tempo.

Antes de otimizarmos o processo, um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de 30 páginas, sendo que era preciso, pelo menos, mais duas vias de todo o processo para os procedimentos contábeis. Em outras palavras, fazendo uma conta simples 3 x 30 = 90. Como garantir eficiência e reduzir esse custo?

Com a implantação do Fusion (software desenvolvido pela própria Neomind), todos os processos foram automatizados, garantindo que toda comunicação passasse a ser eletrônica. A partir de um processo onde as pessoas solicitam e prestam contas, resta ao financeiro apenas conferir e lançar o pagamento no sistema de gestão (ERP).

Através da gestão de processos e estratégias simples como estas, conseguimos ter ganhos em eliminação de papel, eliminação de cópias e mais cópias, em agilidade da conciliação contábil e fim da redigitação de lançamentos. Além disso:

• Ganhamos mais eficiência, pois conseguimos ter a informação ao alcance de todos;
• Conseguimos segurança e rapidez nas buscas das informações solicitadas, uma vez que todas elas são digitais;
• Obtivemos segurança nas transações financeiras, as quais são todas conciliadas junto aos bancos;
• Liberamos espaço físico que antes era ocupado pelo armazenamento de papéis e mais papéis.

A automatização do processo tornou tudo mais simples, facilitando, inclusive, a forma como é realizada a formalização das operações. Hoje podemos dizer que nossos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos são totalmente PAPERLESS. Isso não poderia ser diferente, uma vez que somos provedores de uma solução que tem, como uns de seus objetivos, reduzir papéis e automatizar processos (ou seja, “Casa de ferreiro, espeto de aço INOX”).

Em relação à Economia Financeira, podemos compartilhar que conseguimos manter o contrato junto à empresa de contabilidade sem qualquer índice de reajuste, mesmo com o grande crescimento da Neomind. Isso foi possível devido ao baixo índice de retrabalho e ao alto nível de integração entre nosso sistema e o ERP que utilizamos. Em relação aos custos de materiais de escritório, nosso consumo caiu mais de 60%, se comparado com o ano de 2015.

Concluindo

Paperless, ou sem papel, faz parte de uma nova cultura organizacional, mas não tem a ver com modismo. É algo que com certeza veio para ficar, especialmente porque trata-se de uma estratégia que traz ganhos financeiros e de segurança, economia de tempo e mostra respeito ao meio ambiente.

Saiba mais sobre o assunto neste webinar. Assista!

Viver sem papel pode demandar um esforço inicial, mas depois que o processo está bem enraizado em toda a empresa um ambiente paperless flui normalmente. Por isso, caso você tenha alguma dúvida sobre dar um passo em direção a um ambiente organizacional sem papel, nossa dica é: comece devagar, digitalizando arquivos de uma área por vez. Aos poucos você irá perceber os benefícios de ter a informação que precisa de maneira rápida e segura.

Para encerrar, conte para nós sua opinião sobre o tema e se sua empresa já tem implementada uma rotina paperless. Aproveite também que você está aqui e conheça nossos materiais educativos.