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¿Cierra la puerta al salir de la casa? ¿Se coloca el cinturón de seguridad al subir al auto? ¿Ve la cuenta antes de pagar en el restaurante? Si usted contestó sí a una de estas preguntas, son herramientas para gestionar los riesgos. En la vida personal tomamos algunas medidas para evitar riesgos, ¿Por qué no aplicarlos en el trabajo?
En el entorno competitivo actual del mundo empresarial, la gestión de riesgos se ha convertido en una herramienta cada vez más importante. Con todas las leyes regulatorias de su país, las empresas están cada vez más preocupadas de las normas, si una organización es castigada por actos de corrupción contra la administración pública puede llegar a pagar una multa de hasta un 20% del total de su facturación o quizás más.
Ante esto, el tema de Compliance se discute en las organizaciones como una forma de reducir los riesgos a los que están expuestos.
Pero ¿qué significa el término compliance?
Compliance proviene del inglés “to comply”, que significa cumplir. El término puede ser entendido como la ejecución de actividades y procesos que cumplen con las normas legales y procedimientos, tanto internos como externos a la organización. Es decir, la empresa debe seguir lo que la legislación requiere y también debe establecer las políticas nacionales y una cultura organizacional que evite fraudes, multas, daños a la reputación de la organización y otros riesgos.
Estos riesgos pueden ser de diversa naturaleza, tales como:
- Riesgo legal, no estar conforme a la legislación y códigos de conducta que rigen las operaciones del negocio;
- Riesgo operacional, en que la empresa utiliza recursos (humanos y operacionales) ineficientes y que puede traer daño a ella;
- Riesgo de imagen, donde por un descuido de conducta, la empresa puede dañar su reputación ante clientes, proveedores y sociedad en general.
Hay algunos aspectos del ambiente externo que de alguna manera afectan a las organizaciones y aumentan los riesgos del negocio. Uno puede citar como ejemplo los acontecimientos políticos (año de elecciones, juicio político, la inestabilidad política), económica (devaluación de la moneda, inflación, competencia), eventos sociales (clase social en expansión, comportamiento del consumidor) y también tecnológicos (seguridad de la información, desarrollo de nuevos productos y procesos). Por eso siempre se debe analizar el entorno externo, mapeando las fortalezas y debilidades de la organización para detectar los riesgos y, de preferencia, para prevenirlos.
Por lo tanto, el objetivo del compliance, junto con la gestión de riesgos, es analizar las amenazas para establecer conductas que ayudarán a la organización a alcanzar sus objetivos sin ser afectados negativamente por no estar conforme a las normas impuestas.
Para establecer una política interna de compliance y gestión de riesgo, es importante entender, no sólo el negocio, sino también de todos los procesos y áreas que estarán bajo la dirección de las normas. No sirve de mucho imponer reglas genéricas sin antes comprender si éstas tienen sentido al negocio y si realmente serán eficaces.
De acuerdo con el sector de la empresa, se hace relevante evaluar algunos datos como informaciones contables, comportamiento del cliente e indicadores de desempeño para entonces delimitar las directrices a seguir, siempre considerando la legislación externa.
Beneficios del Compliance
Para ser más claro, aquí destacamos algunos de los beneficios que su empresa puede obtener mediante el establecimiento de un programa de compliance efectivo:
- Mayor credibilidad entre los clientes, proveedores, inversionistas y socios;
- Prevenir el fraude y la corrupción;
- Reducción de costos;
- Mayor rentabilidad;
- Aumento de la productividad y la calidad de productos y servicios;
- Ayudar a difundir los valores y la cultura organizacional de la empresa.
¿Quieres implementar un programa de compliance en su empresa y no sabes dónde empezar?
Aquí están algunos consejos:
- Comience identificando los principales riesgos a los que su empresa está expuesta: busque a fondo sobre ellos, trate de entender sus características y cómo pueden afectar negativamente a la organización.
- Haga un análisis cualitativo y cuantitativo: mida el impacto del riesgo y la probabilidad de interferir en la productividad y los resultados financieros de la empresa.
- Planifique acciones a realizar para evitar cada tipo de riesgo.
- Entrene a su equipo: sus colaboradores sólo estarán involucrados en la “operación de gestión de riesgos” si entienden la verdadera importancia del cumplimiento y el papel que ejercen ante ello. Es importante también educarlos sobre las leyes y reglamentos que rigen el sector.
- Entregue las herramientas necesarias: la seguridad de los datos es primordial contra el fraude y para garantizar que las negociaciones sean en conformidad. Un ejemplo es el Fusion Platform, sistema de gestión de Neomind que garantiza la seguridad de los documentos confidenciales, dando acceso sólo a quien tiene autorización, permitiendo el control más cercano de los procesos internos, asegurando que éstos serán realizados de acuerdo con lo que está impuesto en la legislación y disminuyendo los riesgos de la organización.
- Establezca sanciones para aquellos que no cumplen con las normas: puede proporcionar un canal de denuncias confidencial con el fin de garantizar que todo el mundo sigue el
- Monitoree el resultado de su programa de compliance: evalúe si sus acciones han contribuido a reducir el impacto negativo de los riesgos e identificar nuevos modelos de correcciones. Puesto que las leyes están en constante actualización, también lo debe estar su programa.
Conclusión
Los pilares del Compliance son: personas, procesos y tecnología. Es fundamental crear una conciencia colectiva, a través de programas de cumplimiento y gestión de riesgos eficaces, alineando la importancia de seguir las regulaciones. Esta concientización debe partir de arriba, de la alta gerencia, para entonces difundirse como una cultura organizacional. La empresa debe poseer no sólo directrices, herramientas y procesos debidamente mapeados, sino también personas capacitadas que sabrán utilizar estos métodos para una buena gestión de riesgos. Todo ello en busca de una empresa más segura y sana, trayendo, así una mejora en la productividad y rentabilidad.
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