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Para empezar, el proceso de automatización de procesos con software BPM es el siguiente paso a ser dado por las organizaciones que implementaron la Gestión por Procesos. Esto es porque, para poder automatizar procesos en una empresa, la cultura de Gestión por Procesos debe ser madura.
En un primer momento, las empresas no automatizan los procesos en un 100%. Muchas veces, algunas actividades que podrían ser automatizadas acaban quedando en rutinas parcialmente manuales por cuestiones de conflicto entre reglas de negocio. Luego de un período de ajuste e implementación de la cultura de Gestión por Procesos es que vemos la automatización de estas actividades.
El objetivo principal de la implantación del BPM es definir, ejecutar, medir, analizar, evaluar, optimizar y monitorear procedimientos organizacionales generando métricas de todos los procesos. Por lo tanto, automatizar los procesos de su empresa con BPM significa que algunas informaciones importantes para tomar decisiones estratégicas se generan más precisamente.
Algunos casos comunes de implementación de automatización
Automatización de un centro de atendimiento al cliente
Muchas empresas tienen un correo electrónico que recibe reclamaciones, fiscalización, u otro tipo de correo electrónico de recepción masiva. Para automatizar basta colocar una inteligencia tan simple como “leer esta bandeja de correo electrónico” sobre la base de reglas informadas por el usuario. Esta automatización pasa a clasificar los e-mails y, así, el antiguo responsable podrá realizar tareas más productivas que simplemente clasificar un e-mail.
Industria 4.0
Otro ejemplo es en el área de la industria. Ya estamos viviendo la cuarta revolución industrial, llamada Industria 4.0, en la cual los equipos están integrados a los sistemas de gestión de la empresa. Es muy común que las organizaciones realicen inspecciones de su producto en el suelo de fábrica en papeles que contengan listas de verificación con los elementos a verificar. Una vez que se ha llenado el checklist, el mismo se deposita en una caja y sigue su proceso de digitalización / almacenamiento. Sin embargo, si tenemos que realizar una auditoría, o rastrear un día y hora específicos, la tarea será bastante onerosa. Ahora, si implementamos un proceso de control con el BPM y acoplado a eso proporcionamos un dispositivo móvil a los operadores que realizan este checklist, ya estaríamos recogiendo en tiempo real las informaciones de los equipos.
Vamos un poco más lejos. Imagine la siguiente inteligencia: cuando el operador informe que la materia prima está por debajo de un % determinado, un proceso se inicia al sector de compras. ¿Cuánto tiempo no habríamos ganado? Sólo el hecho del operador tener que llenar una solicitud de compra por falta de material iba a ser un buen tiempo perdido en actividades que podían agregar valor.
Automatizando cuentas a pagar y almacenando de forma automática los cupones
En el área de recibimiento, cada día, al final del expediente, necesitamos imputar los cupones recibidos y enviados. Aquí podemos hacer uso de tecnologías de mercado, como OCR, para realizar la lectura de cupones digitalizados y procesados automáticamente. O, aún, si recibimos los XML de los cupones fiscales automatizar su recepción y validar en el SEFAZ, algo que muchos ERPs ya ofrecen.
Ahora podemos integrar esto al BPM y disparar actividades de verificación de mercancías recibidas de las notas que se procesan. Además, el sistema puede notificar las áreas afectadas y las notas, separadas por proveedores / clientes / mes / año, pueden ser organizadas automáticamente en el sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED).
Los ejemplos citados son una pequeña parte del mundo de procesos automatizados con BPM. Cada día más el BPM forma parte de las organizaciones. Como usted puede ver, el BPM no sólo proporciona un proceso estructurado, transparente y organizado, pero también es una herramienta de ayuda para la gestión del conocimiento.
5 Pasos para automatizar procesos
A continuación enumeramos el paso a paso para la automatización de procesos con un software de BPM:
1 – Hable con los dueños de los procesos
Antes de automatizar procesos ya existentes debemos entender el negocio detrás, sus reglas y motivos de que sea de la manera que es.
2 – Identifique los cuellos de botella
Después de la implementación de procesos muchas actividades que antiguamente eran manuales pasan a ser más eficientes, pero aun así siempre hay espacio para mejorar. Por ejemplo, si un funcionario falta, el proceso se detiene?
3 – Planifique la automatización
¿Qué necesitamos para automatizar procesos? ¿Será necesario el desarrollo? Adquisición de nuevos sistemas? El sistema con el que necesito integrar permite este tipo de integración?
4 – Implantación
Hora de implementar la automatización. Realice entrenamientos con los usuarios afectados, explique el cambio y cómo mejorará en su día a día. Es muy importante que los usuarios afectados entiendan el motivo y los beneficios. ¡Recuerde que el peor enemigo es la falta de entendimiento!
5 – Supervisión
Es muy importante monitorear el comportamiento de las tareas automáticas creadas. Con el monitoreo conseguiremos las métricas necesarias para justificar los posibles gastos generados y mostrar a los stakeholders la importancia de estas automatizaciones.
Para finalizar
Con las nuevas tendencias de Machine Learning y Big Data cada día más fuertes, las soluciones BPM se están volviendo cada vez más importantes en el momento de automatizar procesos aplicando el concepto de RPA (Robotic Process Automation). Tenemos un artículo sobre el tema. Para saber más, accede: ¿Qué es el Robotic Process Automation (RPA) y cómo los procesos de negocio pueden ganar con la tecnología?
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