¿Qué es el mapeo de procesos AS IS/TO BE?

El Mapeo de procesos AS IS / TO BE es una herramienta de gestión que ayuda en la descripción y la mejora de los procesos internos de la organización. Se dedica a la exploración del negocio de la empresa a través de metodologías y prácticas utilizadas en las actividades del día a día.

El mapeo de procesos AS IS es la definición de la situación actual del proceso. Los participantes de esta asignación son los usuarios que están involucrados en el proceso cotidiano (usuarios clave). En este contexto, una buena práctica es solicitar al ejecutor del proceso que relata cómo ejecutarlo, o bien se hace un cuestionario para levantar la información.

Por otro lado, el mapeo de  procesos TO BE está definiendo el futuro de la situación del proceso, es decir, donde se quiere llegar. Es también donde documentamos lo que se define el mapeo con la ayuda de herramientas que añaden valor al proceso, como las tecnologías BPM (Business Process Management) . Los participantes en esta definición generalmente son personas que tienen experiencia con el mismo tipo de proceso. Además, son personas que están aptas para contribuir a la optimización de los procesos para una mejor adherencia a las prácticas, los objetivos de la organización y los sistemas de apoyo.

¿Por qué mapear?

Con la competitividad del mercado, el mapeo de procesos es un diferencial dentro de la organización. Es posible tener mayor comprensión del proceso y obtener varios puntos positivos, como:

• Hacer más eficiente la toma de decisiones: con el proceso de mapeo se puede visualizar la trayectoria del proceso dentro de la organización, ya que las actividades y sus responsables, los elementos – la mano de obra, recursos-  y esfuerzos necesarios. Siendo así, además de reconocer lo que mejora, el mapeo optimiza tiempo y deja más eficiente la toma de decisión.
• Estandarizar el proceso, aumentar la productividad, mejorar la calidad de la entrega del producto y / o servicio y lograr una mayor satisfacción de los clientes: mediante la estandarización del proceso a través de documentación, por ejemplo, se puede mantener un nivel de calidad de servicio y / o producto a entregar al cliente. Además, con el mapeo de procesos los colaboradores tendrán un conocimiento mayor sobre la organización y sobre el proceso, evidenciando problemas a ser mejorados. De esta forma la empresa se vuelve más eficaz, mejora el desempeño y, por consiguiente, apalanca sus resultados.

Sugerencias para el Mapeo del AS IS / TO BE

Defina los usuarios clave y / o el dueño del proceso

Los usuarios clave, en inglés key users, son usuarios que tienen más conocimientos acerca de las reglas de un proceso de negocio. Son ellos quienes realizan el proceso diariamente. Es necesario identificar a estos profesionales para recopilar información.

Identifique y mapee procesos (levantamiento del proceso AS IS)

También llamada de levantamiento AS IS, en esta etapa el proceso actual es modelado sin atentar a las mejoras que pueden o deben ser aplicadas. Las entrevistas o reuniones ocurren con los usuarios clave. Se debe recopilar datos sobre:

• Descripción de las reglas de negocio y usuarios involucrados, proveedores, clientes y sus interacciones;
• Explicación del recorrido del proceso (secuenciación de tareas) y validaciones, los escenarios alternativos de negocio;
• Descripción de las tareas, tiempo de ejecución y participantes;
• Para entender y definir las entradasy salidas (entrada de información y de salida);
• Buscar documentos y sistemas que faciliten el entendimiento y ayuden en lo que puede ser automatizado.

También es posible aplicar cuestionarios, realizar pesquisas y encuestas para poder comprender la organización. Esta fase no requiere necesariamente un flujo modelado, ya que poseer la regla de negocio (proceso) documentada es suficiente.

Rediseñe procesos (modelado del proceso TO BE)

En este paso se definen soluciones a los problemas, es decir, se evalúan las posibles mejoras para poder aplicar en el proceso. Es también aquí que definimos una nueva versión del modelado, el TO BE – nuevo gestor del proceso, alcance, objetivo, actividades, reglas y papeles. Además de definir estos ítems, hay que resaltar actividades que agregan valor y eliminar las que no agregan, diseñando el proceso con herramientas de modelado específicas. Para optimizar la documentación de la información es de gran importancia en esta etapa se utilizan en herramientas de automatización de procesos, tales como herramientas de BPM. Estas herramientas permiten organizar el flujo de trabajo para estructurar las tareas y generar mayor transparencia, integrar diferentes sistemas, diseñar el modelado del proceso en sí y eliminar actividades manuales.

Consenso con el cliente

Es la etapa en que el cliente ratifica el proceso modelado, las reglas levantadas y las mejoras sugeridas. Es necesario garantizar la ejecución de todos los caminos posibles e involucrar a los participantes de cada tarea. Con ello conseguimos el correcto progreso del proceso y la integridad de los datos.

Análisis de efectividad

Para evaluar la efectividad del mapeo del proceso es posible aplicar encuestas de satisfacción y utilizar indicadores, siendo ellos de eficiencia (medición de productividad en relación a las salidas generadas), eficacia (medición de la calidad en relación a las salidas totales) y efectividad (medición del impacto ). El seguimiento de la utilización del proceso en producción también es válido para subsanar dudas de nuevas tareas que se han atribuido a los responsables de la ejecución del flujo.

Por último, recuerde:

Sobre todo la herramienta AS IS / TO BE debe enfocarse en la madurez del proceso de modo que al final de la etapa TO BE, el proceso esté:

• Cada vez más adherente a los objetivos estratégicos de la organización y
• Estructurado para simplificar y traer eficacia a los procesos y sus actividades, ya sean en el ámbito estratégico o operacional.

Para lograr estos objetivos, es fundamental la participación y el compromiso de todos los participantes y el foco diario en la mejora continua, además de la adopción de una solución eficiente de Gestión de Procesos.

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Si desea leer más sobre BPM, consulte nuestras recomendaciones:

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Referencias 
Runrun.it , FGV , cotizaciones de BPM , BPM 3,0 CBOK