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Imagine o seguinte: você encontrou gargalos no processamento ou no armazenamento de informações. Para piorar, sua empresa possui um grande número de documentos impressos que estão se transformando em uma grande bola de neve. Como colocar ordem no caos? Para qual solução recorrer?
Quando se adquire uma solução ECM os custos de impressão, envio e armazenamento são eliminados através da captura digital, que proporciona o acesso instantâneo aos conteúdos e processos a partir de qualquer lugar. Isso faz com que a grande bola de neve de informações dê lugar a um processo ágil e produtivo para a sua organização.
Até aqui você conseguiu entender o que uma empresa pode ganhar ao investir em ECM. Mas e aquelas que ainda não perceberam os benefícios da solução, que outros problemas enfrentam?
Segundo João Penha Lopes (CEO da CleverTime Consulting), podemos levantar alguns pontos que respondem a essa pergunta. Caso sua organização faça parte do grupo que não sabe se está na hora de investir em ECM, resolvemos dar uma mãozinha.
Abaixo elencamos alguns problemas enfrentados por muitas empresas. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:
( ) Custos com armazenamento de papel considerados excessivos.
O quanto a sua empresa vem gastando com armazenamento e gerência de documentos?
( ) Dificuldade para encontrar documentos.
Quanto tempo os colaboradores da sua empresa perdem quando precisam encontrar um documento? Quanto tempo é perdido refazendo documentos que não foram encontrados?
( ) Desconhecimento da existência de documentos relacionados a um determinado assunto.
Como são controlados os assuntos e documentos a eles relacionados?
( ) Degradação ou perda de documentos.
Já ocorreram casos de extravio de documentos dentro da sua empresa?
( ) Falta de informação sobre qual etapa de processo o documento se encontra.
Dentro de um processo, como é feito o controle de etapas em que o documento está? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?
( ) Lentidão nos processos de aprovação de documentos.
Quanto tempo um documento leva para ser aprovado, ou até mesmo, chegar nas mãos dos aprovadores?
( ) Lentidão na resposta a clientes.
Como seus clientes sentem-se com relação ao tempo de resposta da sua empresa?
( ) Necessidade de “ir ao escritório” para processar documentos pendentes.
Qual é o nível de facilidade de seus colaboradores ao acesso de documentos e processos?
( ) Constatação de documentos restritos sendo acessados por pessoas que não tem permissão.
Qual é a facilidade de obter acesso a documentos restritos? Como a sua empresa restringe documentos hoje? Existem controles de acesso, versões, revisões e aprovações destes documentos?
( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?
( ) Grande número de colaboradores destinados a lidar com processamento de documentos.
Qual é a porcentagem de colaboradores da sua empresa destinada ao processamento de documentos? Quantos destes poderiam ser designados a outras funções, caso o gerenciamento desses documentos fosse realizado por uma solução ECM?
Está na hora de investir em ECM?
Você se identificou e marcou algum dos itens acima? Então, é ideal que sua empresa invista em uma solução ECM a fim de agilizar e facilitar a gestão de documentos e processos, organizando as informações espalhadas e tornando processos simples mais produtivos.
Caso você queira saber um pouco mais sobre os benefícios do investimento em uma solução ECM, consulte nosso artigo Motivos para investir em ECM.
