Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos

O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais. 

Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

O que é PDCA?

Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA. 

Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”. 

Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas. 

A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software. 

Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios. 

Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como: 

• Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
• Auxilia na melhoria contínua dos processos;
• Evita o desperdício de recursos;
• É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
• Explora uma gama de soluções para problemas;
• Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
• Contribui para a redução de custos.

Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

Ao aplicar o PDCA,  desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

Como funciona o Ciclo PDCA?

Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

Plan (Planejar)

É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:   

• Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
• Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
• Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
• Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.

Do (Fazer)

Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:

1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
2. Execução do processo;
3. Coleta de dados.

Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:

• Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
• Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
• Siga o cronograma; e,
• Destaque quaisquer variações observadas.

Check (Checar)

Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:

• Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
• Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.

Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

Act (Agir)

Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:

• Corrigir os desvios encontrados;
• Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
• Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
• Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.

Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

Fusion Platform no ciclo PDCA

Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional. 

Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos,  identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real. 

Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.