A situação é a seguinte: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês o número de pedidos despencou. Clientes que costumavam realizar compras a cada 15 dias de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.
Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.
Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais. Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação. Por isso, essa história inicia com o PDCA.
O que é PDCA?
Plan, Do, Act and Check. Das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA. Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA estamos falando de uma importantíssima ferramenta de qualidade.
Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback (por isso do termo Ciclo PDCA).
O PDCA é uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas. Por isso, a metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros nas tomadas de decisões importantes.
Por ser um ciclo de contínuo de feedback, uma vez implantado o PDCA deve se tornar uma constante na empresa, pois seu objetivo principal é a melhoria contínua.
Aplicações e vantagens do ciclo PDCA
O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, ou seja, é aplicável em inúmeras situações. Por exemplo, a metodologia Plan, Do, Act and Check é muito utilizada no campo de software para o ciclo de vida de desenvolvimento de software. Indústrias de manufatura e serviços a utilizam para desenvolvimento de novos produtos, e a gestão de projetos também usufrui dos benefícios do PDCA.
Dentre as vantagens do Ciclo PDCA destacamos:
- Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
- Auxilia na melhoria contínua dos processos;
- Evita o desperdício de recursos;
- É replicável, pois a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
- Explora uma gama de soluções para problemas;
- Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de gastar em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
- Nesse sentido, o ciclo PDCA também contribui para a redução de custos.
Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.
Ao aplicar o PDCA (a seguir veremos como o ciclo funciona) desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas, isto é, garante-se a boa relação do Previsto x Realizado.
Como funciona o Ciclo PDCA?
Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases, as quais devem ser seguidas. Confira a seguir:
Plan (Planejar)
É aqui que o Ciclo PDCA começa, portanto, nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Deve-se tomar uma atenção especial aqui, por isso, algumas ações são recomendadas:
- Estabeleças os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
- Descreva a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
- Elenque os profissionais que farão parte do PDCA;
- Defina prazos;
- Defina os recursos financeiros que serão necessários, o custo esperado, a mão de obra necessária, entre outros.
Do (Fazer)
Depois de um planejamento minucioso, deve-se colocá-lo em prática ao pé da letra, seguindo e respeitando o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:
- Treinamento dos envolvidos no projeto;
- Execução do processo; e
- Coleta de dados.
Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:
- Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
- Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
- Siga o cronograma; e
- Destaque quaisquer variações observadas.
Check (Checar)
Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:
- Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
- Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.
É também na etapa Check que são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.
Act (Agir)
Na última fase é que são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso é que aqui você deve:
- Corrigir os desvios encontrados;
- Identificar as ações preventivas para as causas raízes;
- Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
- Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todos os objetivos sejam atingidos.
Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar sempre!
Concluindo
Pedro, da nossa história, conseguiu tomar as ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades, mas Pedro sabe que o trabalho apenas começou.
A elaboração desses planos pode ser via Excel, mas nada como tornar tudo automatizado. Quer saber como? Assista ao webinar que apresentamos sobre a flexibilização da adoção dessa e outras metodologias de gestão.
Foi pensando nisso que, nós, da Neomind, desenvolvemos o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, temos o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.
Agora que chegamos ao fim, aproveite que está aqui e veja outros artigos do nosso blog. Para saber mais sobre Gestão de Metas e Estratégia, acesse Como trabalhar com a Gestão de Metas e Estratégias?
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abril 14, 2021Grato por compartilhar seus conhecimentos, aprendendo cada dia mais e adorando conteúdo do blog. Cada dia vamos nos aprimorando e aprendendo mais com nossas habilidades de consultoria. Quando puder visita la nosso site também e conheça nosso treinamento. Parabéns pelo seu trabalho. Tmj.