Como identificar os processos críticos e prioritários na gestão

Os processos são a base para o funcionamento e alcance de objetivos estratégicos de qualquer negócio. A gestão do fluxo de atividades é capaz de proporcionar imensos diferenciais competitivos, principalmente com o auxílio de tecnologias de automatização de processos.

A metodologia BPM transforma e potencializa os resultados da sua empresa, tornando-a mais eficiente e eficaz. Uma solução de Gerenciamento de Processos de Negócio permite ter uma visão aprofundada sobre o fluxo de trabalho, procedimentos e formulários.  Quando bem implementada, esse método é capaz de mitigar erros e gargalos. 

Se você chegou até esse conteúdo, provavelmente já sabe como o BPM funciona. Porém, um dos principais empecilhos da implementação é saber por onde começar. Principalmente, quais processos escolher para iniciar a automatização.                                                                      

Para que você não tome decisões sem especificidade e critérios, iremos explicar como identificar os processos críticos e prioritários na gestão da  sua organização.

O que são processos críticos?

Processos são ações ordenadas que podem ser sequenciais ou correlatas que quando executadas conjuntamente geram um resultado planejado. Essa sequência de atividades direta ou indiretamente são executadas para atender as demandas específicas dos clientes. 

Os processos críticos e prioritários, são os mais relevantes estrategicamente, cuja execução é fundamental para atingir os objetivos estratégicos da empresa.

A gestão dos processos críticos é tão essencial, que, caso sejam negligenciados, podem comprometer o desenvolvimento da companhia.

Quando um gestor conhece seu negócio e sabe identificar os processos críticos e prioritários, as diretrizes de metas e objetivos são mais claras e assertivas, contribuindo para produtividade, redução de custos e uso correto dos recursos disponíveis.

Afinal, como identificar os processos críticos e prioritários?

Os processos críticos são aqueles cujo resultado impactam no desempenho dos negócios. Nesse sentido, também podem ser considerados prioritários. Afinal, tem um importante impacto para a organização, e otimizá-los é essencial para a gestão. 

A análise de criticidade de um processo possui alguns vieses, como a forma que impactam: a organização, os resultados e estratégias, o cliente ou consumidor e as formas de trabalho e, a interação entre processos.

Dessa forma, uma maneira de analisar os processos para identificar quais são críticos é considerando:

• Risco elevado: são aqueles cuja má execução causam riscos para a companhia, como prejuízos financeiros, judiciais, operacionais, entre outros;
• Essenciais para a empresa: são aqueles que, quando não realizados, a empresa é incapaz de exercer suas atividades. Esse tipo de criticidade afetará diretamente a satisfação do cliente, acarretando em diversos tipos de prejuízos para a empresa;
• Impactos ao cliente: relacionados diretamente ao cliente, como o atendimento, são considerados críticos, pois, qualquer ação equivocada impactará negativamente a experiência. E, consequentemente, a reputação da empresa perante o mercado.

Ao analisar as atividades internas e perceber um ou mais desses critérios, esse processo pode ser considerado crítico. 

Após a identificação, realizar o mapeamento de processos é uma etapa imprescindível para automatização. O mapeamento descreve como as atividades são executadas atualmente e como estão correlacionadas com outros departamentos, clientes, fornecedores, requisitos, entre outros.

A partir daí será possível criar um novo desenho para executar esse processo, de maneira otimizada e aperfeiçoada.

Processos críticos para o BPM

Especificamente quando se trata da Gestão de Processos de Negócio, características extras fazem um processo ser considerado crítico. 

Além do impacto nos resultados e para o cliente, um processo pode ser considerado crítico quando depende de outros para funcionar corretamente, quando as falhas podem causar consequências graves, quando há restrições rigorosas de tempo, quando é complexo com múltiplas etapas, interações e tomadas de decisão.

Outro ponto de destaque é que, quanto mais um processo apresentar risco de erros e falhas, maior será a sua criticidade. É claro, isso considerando que esse conjunto de atividades é essencial aos objetivos estratégicos da organização.

E quanto a prioridade?

Embora a análise da criticidade também delimite qual processo é prioridade para gestão, quando se trata de automatização de processos a matriz de prioridade é uma ferramenta para tornar as decisões mais claras e assertivas.

Essa matriz é relativamente simples de ser usada para elencar pontos importantes e enxergar onde se encontram os processos. Além disso, não existe um padrão ou critério específico, cada companhia pode adaptar conforme sua necessidade.

É preciso ter em mente que os processos precisam atender os objetivos diretos da organização. Para selecioná-los conforme a prioridade, há algumas matrizes de priorização de processos que podem ser aplicadas: 

• GUT: considera como critérios de seleção a gravidade, urgência e tendência na análise das demandas;
• CEB: considera custo, esforço e benefício do processo para a organização;
• Matriz básico: benefício para organização, abrangência de resultados, satisfação do cliente interno e externo, investimento e operacionalidade;
• Esforço e impacto: considera o esforço gasto e o impacto da ação para atingimento do objetivo específico.
• Matriz de prioridade: representação gráfica que demonstra onde o processo se encontra em relação ao impacto (eixo x) e maturidade (eixo y). Considerando como pontos o impacto, maturidade e complexidade, que é apresentada em cores: verde (baixo), amarelo (médio), vermelho (alta).

A matriz de prioridade, especificamente, possibilita uma análise quantitativa e qualitativa para definir prioridades. E, ainda há a apresentação gráfica da maturidade dentro da empresa. 

Como fazer a gestão de processos críticos e prioritários?

Quando uma empresa foca a gestão em processos críticos e prioritários, obtém melhores resultados e define onde usar seus recursos. Além disso, há clareza quanto aos impactos nos processos e as possibilidades de otimização para aumento de performance. 

E, sabendo como esses processos impactam a organização, as decisões se tornam mais precisas.

A gestão desses processos deve ser realizada com uma ferramenta personalizável ao seu negócio e as demandas específicas da empresa. Dessa forma, terá informações para contornar possíveis problemas antes mesmo que ocorram. Outro ponto são relatórios que permitem o monitoramento do andamento dos processos. 

Com o Fusion Platform é possível mapear e automatizar os processos críticos para que a empresa tenha ainda melhores resultados. A plataforma é totalmente amigável, personalizável, e  conta com integração entre sistemas. Além da mobilidade para acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.

Se estiver em dúvida sobre como a automatização irá beneficiar a gestão de processos críticos e prioritários, experimente o Fusion Platform.

Confira como o acompanhamento de processos em tempo real e os relatórios com indicadores de desempenho facilitarão a gestão e tomada de decisão. E, serão estratégicos para os resultados da sua companhia.