O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

O BPMS é um sistema de gestão de processos de negócio. Ou seja, é uma ferramenta tecnológica capaz de melhorar os processos de ponta a ponta.

Neste sentido, pense sobre o seu negócio, a sua empresa já possui sistema de gestão? Esse sistema consegue atender desde os processos mais comuns até os de alta complexidade? Ou, sofre com processos burocráticos, retrabalho, falhas, custos, ociosidade, e outros problemas?

O ambiente mutável dos negócios vem acelerando o ritmo da competitividade. Neste sentido, empresas que adotam um sistema de gestão se tornam mais eficientes e eficazes. Além disso, se transformam digitalmente o que proporciona melhores experiências e diferenciais aos clientes.

Mas, afinal, do que se trata o BPMS e como a plataforma BPMS pode agregar valor ao seu negócio?

BPMS o que é?

Em outro momento, falamos sobre o BPM e como esta ferramenta é capaz de gerenciar processos.

Então, o BPMS, em português: Sistema de Gestão de Processos de Negócio, é a forma tecnológica para aplicar os conceitos de BPM.

Ou seja, uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades. Neste sentido, estas atividades formam o processo, que viabiliza atingir um objetivo específico.

De maneira resumida, o BPM é a metodologia, e o BPMS é a ferramenta para gerenciar processos. As plataformas BPMS são um tipo de solução que automatiza o fluxo de informação e ações de um processo.

Assim, o BPMS auxilia gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:

• Ferramentas de modelagem de processos;
• Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
• Ferramentas de simulação e teste.

Por isso, a plataforma BPMS melhora a produtividade, eficiência, eficácia e rentabilidade da organização.

Assim, é utilizada por profissionais de diversos setores que visam aperfeiçoar a gestão de seus processos.

Contudo, a fim de que isso seja possível, uma solução de BPMS precisa agregar valor aos sistemas gerenciais.

Baixe nossa planilha e calcule com facilidade os esforços necessários para automatizar processos em ferramentas de BPMS!

BPMS: como agregar valor aos sistemas gerenciais?

Quando se trata de BPMS e modelagem de processos de negócios, você precisa prestar atenção em alguns pontos como:

• Integração;
• Formulários eletrônicos;
• Processos automatizados;
• Documentos;
• Indicadores, KPIs e Dashboards.

Integração

Uma solução BPMS precisa ser altamente integrável. Afinal, estima-se que 80% dos projetos de implantação da cultura de gestão de processos falham por conta da alta complexidade na integração.

A plataforma precisa permitir que o processo seja automatizado de forma simples. Por isso, ferramentas low code são sempre bem-vindas.

Formulários eletrônicos

Já abordamos a integração, mas não é somente a falta dela que pode fazer sua estratégia de BPM falhar. Você já ouviu falar de formulários eletrônicos?

Os formulários são as estruturas de dados que vão armazenar as informações dos seus processos. No entanto, seu preenchimento deve ser algo prático, acessível e usual.

Então, se para que os formulários ganhem vida é preciso criar tabelas em banco de dados, ou desenvolver HTMLs, é hora de considerar a automatização.

Afinal, provavelmente o seu core business não é o desenvolvimento de sistemas. Neste sentido, é preciso desburocratizar o dia a dia.

Processos automatizados

Você já deve ter visto, ou até mesmo já deve ter utilizado diversas ferramentas de modelagem de processos de negócio. Quando falamos em plataforma BPMS, é preciso considerar que a fase mais importante é iniciar a busca pela automação dos processos.

Assim, identificar oportunidades em que o BPM e o BPMS possam atuar é mais importante que o desenho do fluxo em si.

Neste sentido, a solução a ser empregada deve permitir – em um único ambiente, desenhar o processo e criar regras de negócio nas transições.

Ademais, é preciso documentar o fluxo, considerando as informações obtidas com os formulários internos e outros sistemas.

A princípio parecem ser pequenos detalhes. Porém, são eles que possibilitam que a empresa evolua de forma rápida na cultura da gestão de processos.

Documentos

Toda empresa é formada por documentos, correto? Quando uma empresa não adota a automação de processos, sempre haverá diversos controles paralelos reativos, como relatórios manuais, excel, entre outros.

Como a documentação não irá desaparecer do nada, é preciso controlar este recurso.

Então, este é mais um motivo para que a plataforma BPMS se integre aos demais sistemas. Por isso, busque uma solução que já possua integração com ECM de mercado.

Uma opção ainda melhor, é quando a solução BPMS oferece ECM embarcado. Desta forma, a gestão de documentos acontece de maneira simplificada e com excelência.

Indicadores, KPIs e Dashboards

Aposto que você escuta falar deles todo dia, não é mesmo? Pois é, ou você fará isso com uma solução de BI convencional, ou com a solução BPMS.

No entanto, o melhor BPMS possibilita extrair indicadores sem precisar passar horas programando. Ou seja, com poucos cliques, você tem nas mãos tudo que precisa.

Assim, se receber o discurso que “ você precisa construir um extrator de dados”, ou “basta você conhecer de SQL”, vá com cuidado.

Obviamente é possível que seja necessário um auxílio técnico inicial. Porém, lembre-se que você não pode depender da TI o tempo todo.

O ideal é que a TI disponibilize a informação para que você possa criar seu KPI ou seu Dashboard por si mesmo.

Por fim, a cultura da Gestão de Processos

Soluções de BPMS visam tornar processos de negócios e fluxos mais eficientes e adaptáveis às constantes mudanças das organizações. Assim, passam a fazer parte da cultura da gestão de processos.

A modelagem de processos de negócio e a automatização proporcionam inúmeros benefícios. Porém, ainda há resistência quando se considera que para conseguir estas vantagens é preciso realizar investimentos.

No entanto, quando se calcula o retorno sobre o investimento para projetos em BPM, há mais clareza quanto ao uso dos recursos financeiros.

Para que você tenha certeza do retorno que terá, use a nossa calculadora de ROI. Desta forma, você chega a um número preciso considerando diversas variáveis.

Como escolher um BPMS?

Conforme abordamos, para agregar valor, uma solução BPMS precisa possuir alguns requisitos.

O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio. E, nativamente possui as ferramentas necessárias para a gestão de processos de negócio, documentos e indicadores do seu negócio.

A Neomind busca oferecer a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e demais parceiros.

O BPMS proporciona melhorar os processos, reduzindo custos, gerando controle e rastreabilidade. Por isso, use o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove os benefícios da automação.

Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição.

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Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:

• Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados

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Atualizado em 21/07/2022.