A publicação de documentos é uma das partes essenciais do GED, pois é quando o usuário pode inserir documentos para diversos fins. Para publicar um documento, é importante compreender que não basta apenas fazer upload do arquivo e preencher os campos, mas sim liberá-lo aos demais usuários.

 

Para publicar um novo documento e fazer check-in, acesse Documentos -> Central de Documento, conforme exibe a seguinte tela:

 

 

Ao abrir a Central de Documentos, é possível visualizar as pastas presentes no ambiente. Selecione a pasta onde será inserido o novo documento. A seguinte imagem exibe a seleção de pasta:

 

 

Selecionada a pasta, é necessário clicar em Novo Documento, conforme mostra a imagem abaixo:

 

 

Selecionada a pasta, é possível escolher o tipo de documento em que o documento será publicado. Selecione o tipo conforme na seguinte imagem:

 

 

Após selecionado o tipo documental, clique em Próximo então deverá exibir a aba Dados como exibe a seguinte tela:

 

 

Na aba Dados, são exibidos campos para que sejam informados dados dos documentos. Alguns campos são de preenchimento obrigatório e outros apenas informativo. Estes estarão descritos a seguir suas formas de preenchimento.

 

Primeiro tem o campo Código insira um código ao documento que está sendo criado. Este campo já vem preenchido, mas pode ser modificado. Seu preenchimento obrigatório e único, ou seja, além de não poder ficar vazio, não pode haver nenhum outro documento com o mesmo código.

Após vem o preenchimento do Título, insira um título ao documento que está sendo criado. Por exemplo: "Carta à Gerência", "Ofício ao Suporte". Este campo é de preenchimento obrigatório.

Agora é necessário preencher o campo Arquivo, selecione o arquivo contendo o documento desejado. Este campo é de preenchimento obrigatório.

 

Atenção! Os campos exibidos variam de acordo com o tipo de documento.

 

Clique em Próximo para que seja definida as permissões para o documento que esta sendo publicado:

 

 

Note que por padrão informa que as permissões estão sendo herdadas da pasta contratos, poré, caso necessário o usuário pode configurar para que as permissões não sejam herdadas e personalizar as permissões, clique na opção Serão e selecione a opção Não Serão, deverá exibir o grupo todos os usuários no campo de personalizar permissões, conforme mostra na imagem seguinte:

 

 

Após configurada as permissões, clique em Próximo para acessar a aba Social, é possível inserir Tags e selecionar Assuntos ao novo documento, conforme exibe a seguinte imagem:

 

 

Ao concluir o preenchimento, clique em Publicar, caso o documento não necessite de aprovação, ele é imediatamente publicado e o sistema redireciona para central de documentos exibindo um feedback da publicação: