As Atividades de Script tipo GED Check In e Check Out são utilizadas para integração da aprovação de documentos. Ao criar um processo de aprovação de documento customizado, deve haver, como primeira atividade, a atividade Script tipo GED Check Out. Para compreender melhor esta atividade, assemelhe o Check Out como retirar um livro em uma biblioteca, ou seja, se outro leitor procurar pelo livro, ele não será listado, pois não se encontra na biblioteca. Similarmente, ao devolver o livro à biblioteca, acontece o Check In, que seria o processo de disponibilizar o livro novamente. Após o check in, o documento é liberado para consulta. Enquanto o processo não for concluído, o documento não fica disponível aos usuários do Fusion, exceto quando já existe uma versão antiga aprovada.

 

Na imagem abaixo é exemplificado um processo de aprovação de documentos. O publicador cria um novo documento e o envia para aprovação efetuando o check out. Com isso o documento é automaticamente bloqueado. A solicitação avança para que o seja aprovado o processo. Se não for aprovado, o redator deve revisar documento. Se aprovar, é realizado o check in e concluído o processo.

 

 

Deve estar contido no formulário desse processo, obrigatoriamente, pelo menos dois campos do tipo arquivo. Um desses campos ficará com a versão nova do documento e o outro campo ficará com a versão ativa.

 

Nas propriedades, em Tipo de Processo, selecione a opção Aprovação. Com isso, o processo não iniciará manualmente por um usuário, apenas quando um usuário efetuar o pedido de aprovação de um documentos no GED. A seguinte imagem exibe o a configuração:

 

 

Na modelagem do processo no BPM Studio, é imprescindível que o hajam ao menos duas atividades script do tipo GED. Selecione, no painel de Propriedades, o Tipo de Atividade Script. Em Tipo de Script, selecione GED. Note que será exibido o campo GED. Na primeira atividade de script na modelagem, selecione o Check Out. Com isso, o documento será bloqueado e o nenhum usuário terá acesso para editar o documento. Na última atividade de script, selecione Check In para que o documento seja liberado aos usuários. A seguinte imagem exibe as opções existentes na atividade de script tipo GED:

 

 

Para relacionar o processo ao GED, é preciso criar um novo tipo de documento que chama o processo criado. Acesse Documentos -> Configurar -> Tipos de Documentos. Ao clicar, é exibida a tela de tipo de documentos. Em Gatilhos de Processos, clique em Novo, como exibe a seguinte imagem:

 

 

Em Gatilho de Processos é possível determinar em que momento o processo será iniciado. Em Ação, selecione Aprovar Liberação. Ao concluir o preenchimento do Tipo de Documento, clique em Ok.

 

Com essas configurações, sempre que o usuário publicar um documento deste tipo será iniciado o processo de aprovação modelado.